Warum Budget-Kalkulationen für B2B-E-Commerce-Projekte oft nicht aufgehen

Budgetabschätzungen für B2B-Onlineshops entstehen häufig auf Basis früher Annahmen und vereinfachter Szenarien. In der Praxis zeigt sich jedoch: Den einen Preis gibt es nicht. 

Selbst bei vergleichbaren Anforderungen können die Kosten je nach Systemwahl, Integrationsgrad und organisatorischer Ausgangslage deutlich variieren.

Wie bei vielen komplexen IT-Projekten kommt es daher nicht selten vor, dass ursprüngliche Budgetannahmen im Projektverlauf angepasst werden müssen. Ursache sind meist Kostenfaktoren, die in der frühen Planungsphase schwer vollständig zu erfassen sind – etwa Detailanforderungen, interne Aufwände oder Abhängigkeiten zu bestehenden Systemen. 

Genau diese „unsichtbaren“ Faktoren entscheiden am Ende darüber, ob ein Projekt im geplanten Rahmen bleibt oder nicht.

Die versteckten Kostenfallen: Warum viele B2B-Onlineshop-Projekte ihr Budget überschreiten

Ein Teil der Herausforderung entsteht bereits in der Angebotsphase. Kostenaufstellungen von Anbietern sind in der Regel sauber strukturiert, nachvollziehbar und auf den ersten Blick vollständig. Sie zeigen jedoch naturgemäß nur die Kosten, die beim Anbieter selbst anfallen.

Ein typisches Angebot umfasst zum Beispiel:

• Software-Lizenz: 10.000€/Jahr ✓

• Implementierung: 85.000€ einmalig ✓

• Infrastruktur (Hosting): 9.000€/Jahr ✓

• Support & Wartung: 9.000€/Jahr ✓

Was darin häufig nicht explizit enthalten ist – aber im Projektverlauf trotzdem entsteht:

• interne IT-Zeit für Integration

• internes Projektmanagement

• Produktdaten-Bereinigung und -Aufbereitung

• Schulungen

• Change Management

Diese Aufwände liegen außerhalb des Angebotsumfangs, sind aber real und unvermeidbar. Sie stellen einen zentralen – wenn auch nicht den einzigen – Treiber für Budgetabweichungen dar. Weitere Faktoren wie unklare Anforderungen, nachträgliche Erweiterungen oder veränderte Rahmenbedingungen kommen im Projektverlauf oft hinzu und verstärken diesen Effekt.

In diesem Artikel zeigen wir, welche Kostenpositionen bei einem B2B-Shop-Projekt typischerweise anfallen und an welchen Stellen in der Praxis häufig Budgetrisiken entstehen.

Basiswissen: Kalkulation für B2B-Commerce-Projekte

Wenn Unternehmen die Kosten einer B2B-Commerce-Plattform kalkulieren, landen sie schnell bei den offensichtlichen Posten: Lizenzkosten, Implementierung, vielleicht noch Hosting. Das Shop-System selbst macht tatsächlich den größten Einzelposten aus – aber es ist eben nur das: ein Einzelposten.

In der Realität entsteht rund um den Shop ein ganzes Ökosystem aus Systemen, Tools und Dienstleistungen. Das ERP muss angebunden werden, ein PIM verwaltet die Produktdaten, Analytics-Tools liefern Einblicke, Marketing-Automation bespielt die Kund:innen, Personalisierungs-Engines erhöhen die Relevanz. 

Dazu kommen Agenturen für Content, Dienstleister für Integrationen, interne Ressourcen für Betrieb und Weiterentwicklung.

Die folgende Grafik zeigt einen Überblick über typische Komponenten des E-Commerce-Ökosystems:

Die Plattform ist das Zentrum, aber ohne die Peripherie funktioniert sie nicht – oder zumindest nicht so, wie es der Business Case verspricht.

Eine realistische Budgetplanung beginnt damit, das gesamte E-Commerce-Ökosystem zu verstehen. Nicht um abzuschrecken, sondern um fundierte Entscheidungen zu treffen:

• Was brauchen wir heute wirklich?

• Was kann bewusst später kommen?

• Und welche Kosten entstehen über die Zeit – nicht nur im Angebot, sondern im laufenden Betrieb?

Ein hilfreiches Denkmodell dafür ist der E-Commerce-Reifegrad. Er macht deutlich, dass nicht jedes Unternehmen sofort alle Funktionen, Integrationen und Automatisierungen benötigt. Viele Investitionen ergeben erst dann Sinn, wenn Prozesse, Organisation und Nutzung entsprechend entwickelt sind. Wer den eigenen Reifegrad realistisch einschätzt, priorisiert sinnvoll – und vermeidet, zu früh in Komplexität zu investieren.

Wie viel kostet ein B2B-Onlineshop? – Die 11 zentralen Kostenfaktoren im Überblick

Wer die Total Cost of Ownership (TCO) eines B2B-Onlineshops realistisch bewerten möchte, muss über die reine Software-Lizenz hinausblicken. Die Gesamtkosten setzen sich aus einmaligen Initialkosten zum Projektstart und laufenden Kosten im Betrieb zusammen – und erstrecken sich, je nach Betrachtungswinkel, über ein breites E-Commerce-Ökosystem aus Systemen, Prozessen, internen Ressourcen und externen Dienstleistern.

Die folgenden 11 Kostenkategorien bilden die Grundlage für eine belastbare Budgetplanung:

1. Software-Lizenz (Initial & laufend)

2. Implementierungs-Dienstleistungen (Initial)

3. Integration mit bestehenden Systemen (Initial)

4. Produktdaten-Migration & Content-Aufbereitung (Initial)

5. Interne Personalkosten (Initial & laufend)

6. Change Management & Schulungen (Initial)

7. Support & Wartung (laufend)

8. Hosting & Infrastruktur (laufend)

9. Laufende Content-Pflege (laufend)

10. Weiterentwicklung & Optimierung (laufend)

11. Lizenzen für Zusatz-Tools & Erweiterungen (laufend)

Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Kostenpunkte im Detail.

1. Software-Lizenz

Das Shopsystem bildet die technische Grundlage eines B2B‑Onlineshops und prägt die Kostenstruktur über die gesamte Laufzeit. Relevant sind dabei weniger einzelne Lizenzpreise als vielmehr der Funktionsumfang, die Erweiterbarkeit und der Aufwand für Betrieb und Weiterentwicklung.

Wie das Plattform-Modell die Gesamtkosten beeinflusst

Grundsätzlich lassen sich drei Betriebsmodelle im E-Commerce unterscheiden:

• SaaS‑Plattformen mit festen monatlichen Gebühren, in denen Hosting, Updates und Grundbetrieb meist enthalten sind.

• Lizenzbasierte Enterprise‑Systeme, die zusätzliche Kosten für Betrieb, Wartung und individuelle Anpassungen verursachen.

• Community (Open Source) Lösungen, die ohne oder mit geringen Lizenzkosten starten, dafür aber oft mit einem reduzierten Funktionsumfang über die Kernfunktion hinaus ausgeliefert werden.

Gerade im B2B‑Umfeld sind zentrale Funktionen wie kundenspezifische Preise, Rollen- und Rechtestrukturen oder Angebotsprozesse häufig nicht vollständig den individuellen Prozessen entsprechen im Standard der Shop-Software enthalten. Sie müssen über kostenpflichtige Module ergänzt oder individuell entwickelt werden. Lesen Sie hier, warum Sie komplexe ERP-Abläufe nicht im Shop nachbauen sollten.

Entscheidend ist daher nicht, ob ein Shopsystem Lizenzkosten hat bzw. welches Betriebsmodell gewählt wird, sondern wie gut es die eigenen B2B‑Prozesse abbildet und wie hoch der Gesamtaufwand über mehrere Jahre hinweg ausfällt.

Welches ist das richtige Shopsystem für Ihr Unternehmen?

Diese Frage lässt sich im B2B-Commerce nicht pauschal beantworten. Das passende Shopsystem hängt von den individuellen Anforderungen, bestehenden Prozessen, der IT-Landschaft und den Wachstumszielen eines Unternehmens ab. 

Zur Orientierung nutzen viele Unternehmen den Gartner Magic Quadrant for Digital Commerce. Gartner bewertet Commerce-Plattformen anhand ihrer Umsetzungsstärke (Ability to Execute) und ihrer strategischen Ausrichtung (Completeness of Vision) und ordnet sie in vier Kategorien ein.

Der Magic Quadrant hilft bei der Markteinordnung, beantwortet aber nicht die Frage nach dem besten System für den eigenen Anwendungsfall. 

Eine praxisnahe Gegenüberstellung relevanter Plattformen finden Sie im dmf-Blogbeitrag „Die Top 10 B2B-Shopsysteme im Vergleich“

Das Modell der wiederkehrenden Lizenzkosten

Die Softwarekosten im B2B‑Commerce haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Einmalige Lizenzkäufe spielen kaum noch eine Rolle – nahezu alle relevanten Anbieter arbeiten heute mit monatlichen oder jährlichen Abonnementmodellen.

Für Unternehmen bedeutet das: planbare, aber langfristig bindende Kostenstrukturen. Die Anbieter rechtfertigen diese Modelle mit regelmäßigen Updates, Sicherheits‑Patches und Supportleistungen.

Die Preislogik unterscheidet sich je nach Plattform:

• Fixe Lizenzstufen nach Funktionsumfang oder Edition

• Umsatzabhängige Modelle, bei denen sich die Kosten am über die Plattform abgewickelten GMV orientieren

Letzteres kann bei wachsenden B2B‑Geschäftsmodellen zu deutlich steigenden Softwarekosten führen. 

Open‑Source‑Einstiegslösungen im B2B‑Kontext

Kostenfreie Basisversionen wie die Shopware Community Edition, Magento Open Source oder die OroCommerce Community Edition ermöglichen einen lizenzkostenfreien Einstieg. 

Bei Shopware greift dabei eine Fair‑Use‑Regelung, die den freien Zugang zum Plugin‑Store bis zu einem jährlichen GMV von 1 Million Euro begrenzt.

Im B2B‑Commerce entstehen die eigentlichen Kosten jedoch meist nicht durch die Lizenz, sondern durch notwendige Anpassung an die Geschäftsprozesse. 

Da viele Open‑Source‑Basisversionen primär auf B2C‑Anforderungen ausgelegt sind, müssen B2B‑spezifische Funktionen wie kundenspezifische Preislogiken, Budgetverwaltung oder Freigabe‑Workflows über zusätzliche Plugins oder Individualentwicklungen realisiert werden.

Beispiel: Shopware 6 für B2B E-Commerce im Mittelstand

Für viele mittelständische Unternehmen im DACH-Raum ist Shopware 6 eine bewährte Plattform für den digitalen B2B-Vertrieb. Der Open-Source-Kern wird im professionellen Einsatz meist über kommerzielle Lizenzmodelle genutzt, die sich nach Funktionsumfang und Unternehmensgröße staffeln.Shopware bietet drei relevante Lizenzstufen:

• Rise Edition (ab 600 €/Monat)
  Geeignet für klassische Commerce-Szenarien ohne erweiterte B2B-Funktionalitäten – ideal, wenn der Fokus auf einem standardisierten Online-Shop liegt.

• Evolve Edition (ab 2.400 €/Monat)
  Die passende Wahl für mittelständische B2B-Use-Cases: Inklusive der offiziellen B2B Components wie Schnellbestellung, Rollen- und Rechte-Management sowie Angebots- und Freigabeprozessen.

• Beyond Edition (ab 6.500 €/Monat)
  Für Unternehmen mit komplexen Enterprise-Anforderungen: Skalierung, Performance, Support und erweiterte Features wie Digital Sales Rooms oder Multi-Inventory.

Wichtig für mittelständische Industrieunternehmen:

Die B2B-Funktionalitäten stehen erst ab der Evolve Edition zur Verfügung. Wer mit der kostenlosen Community Edition starten möchte, braucht in der Regel Drittanbieter-Lösungen, um B2B-Funktionen nachzurüsten.

Spezialisierte B2B-Suiten wie B2B Sellers oder Tradeline Pro sind eine sinnvolle Option, um zentrale B2B-Funktionen schnell und kosteneffizient nachzurüsten – ohne direkt in Enterprise-Lizenzen investieren zu müssen.

Mehr dazu erfahren Sie hier:

TradelinePro vs. B2B Sellers

Zusammenfassung: Lizenzkosten für B2B-Plattformen

Kostenmodelle und Einstiegspreise variieren stark, je nachdem ob es sich um eine Open-Source-Basis, eine mittelständische Standardlösung oder eine Enterprise-Plattform handelt. Open-Source-Systeme sind zwar lizenzkostenfrei, erfordern aber immer eigenes Hosting sowie laufende Pflege und Weiterentwicklung – die tatsächlichen Kosten entstehen daher häufig erst im Betrieb.

Für den Mittelstand sind vor allem Systeme relevant, die B2B-Funktionen ohne übermäßige Komplexität bieten – z. B. Shopware 6 ergänzt durch spezialisierte B2B-Suiten wie TradelinePro.

Lizenzkosten bilden jedoch nur einen Teil der Gesamtinvestition in Ihr B2B-Commerce-Projekt. Hosting, Plugins, Integrationen, individuelle Anpassungen und weitere Faktoren bestimmen die tatsächlichen Projekt- und Betriebskosten.

2. Implementierungs-Dienstleistungen

Die Lizenz ist unterschrieben, das Projekt gestartet – jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. In dieser Phase wird das Budget erfahrungsgemäß am häufigsten überschritten. Nicht aus böser Absicht der Anbieter, sondern weil hier Theorie auf Praxis trifft.

Wissenstransfer & Prozessanalyse

Die Implementierungsphase beginnt mit einer zentralen Aufgabe: Viele Berater:innen kennen zwar die Software in- und auswendig – aber sie müssen erst verstehen, wie Ihr Unternehmen tickt. Preislogiken, Freigabeprozesse, Kundengruppen, Sonderfälle im Vertrieb – all das muss detailliert erfasst werden.

Im Kern geht es darum, gewachsene manuelle Abläufe in technische Prozesse zu übersetzen: Was der Vertriebsinnendienst jahrelang stillschweigend manuell löst, muss plötzlich systematisch abgebildet werden. Dieser Wissenstransfer ist unvermeidbar – und zeitintensiv.

Individuelle Programmierung

Aus diesem Grund entstehen in vielen B2B-Projekten individuelle Programmierungen. Standardfunktionen stoßen bei komplexen ERP-Prozessen, Rabattstaffeln, kundenspezifischen Preislogiken oder Legacy-Integrationen häufig an ihre Grenzen. Dann muss die Software angepasst werden – und genau hier entstehen die größten Kostenblöcke.

Damit es nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt, ist ein Lastenheft entscheidend: Es beschreibt klar, welche Anforderungen umgesetzt werden müssen und bildet die Grundlage für Angebot, Aufwandsschätzung und Projektumfang.

Lastenheft Checkliste

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Template & Design

Design bedeutet im B2B mehr als ein neues Logo oder Unternehmensfarben. B2B-Kund:innen erwarten funktionale Oberflächen, die ihre Arbeitsweise unterstützen:

• Übersichtliche Bestelllisten 

• Schnelle Nachbestellungen

• Intuitive Katalogstrukturen 

• Individuelle Account-Ansichten. 

Das Standard-Template ist daher meist nur der Ausgangspunkt – Anpassungen sind fast immer nötig.

Realistische Budgetrahmen für die Implementierung

Die folgende Tabelle gibt realistische Richtwerte, die sich aus typischen Mittelstandsprojekten ableiten lassen. Sie sollen als Orientierung dienen, um Ihre Budgetplanung frühzeitig zu schärfen und Überraschungen zu vermeiden.

Oft unterschätzt: Individuelle Anforderungen als Kostentreiber

Ein Muster, das sich in fast jedem Projekt wiederholt: Was in der Auswahlphase als „Standardfunktion“ gilt, wird in der Implementierung plötzlich zur Individualentwicklung. Das ist meist eine Folge davon, dass die feinen Details Ihrer Prozesse erst im realen Projekt sichtbar werden.

Vertriebs- und Produktteams sehen, dass eine Funktion grundsätzlich abbildbar ist. Sie sehen aber nicht immer:

• die Besonderheiten ihrer internen Abläufe

• die Datenqualität und Struktur in ihren Quellsystemen

• die Sonderfälle, die Key-User seit Jahren manuell lösen

• die Komplexität von ERP-Prozessen, die im Shop nicht 1:1 abgebildet werden sollten (siehe dazu: Warum Sie komplexe ERP-Abläufe nicht im Shop nachbauen sollten)

3. Integration mit bestehenden Systemen

Eine B2B-Commerce-Plattform existiert nicht im Vakuum. Sie muss nahtlos mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft kommunizieren – und genau hier entstehen oft die größten Überraschungen im Budget.

Was angebunden werden muss

Die ERP-Integration ist das Fundament. Ob SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA, SAGE oder ein branchenspezifisches System – ohne saubere Verbindung zur Warenwirtschaft funktioniert kein B2B-Shop. Preise (Konditionen), Verfügbarkeiten, Aufträge, Kundendaten: Alles muss in nahe Echtzeit oder zumindest in kurzen Intervallen synchronisiert werden.

Ergänzend kommen in vielen B2B-Szenarien Kalkulations- und Konfigurationssysteme hinzu. Gerade bei komplexen oder variantenreichen Produkten werden Preise, technische Parameter oder Machbarkeiten nicht im Shop oder ERP berechnet, sondern in separaten CPQ-, Kalkulations- oder Eigenentwicklungen..

Eine PIM-Anbindung wird relevant, sobald Sie mehr als eine Handvoll Produkte mit komplexen Attributen führen. Produktdaten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und konsistent auszuspielen, erfordert einen sauberen Prozess – oder Sie pflegen Daten doppelt.

Die CRM-Integration sorgt dafür, dass Vertrieb und Onlineshop nicht nebeneinanderher arbeiten. Der Vertrieb sieht, was Kund:innen im Shop tun, und der Shop greift auf bestehende Kundeninformationen zurück. Wer Kundenhistorie, Ansprechpartner oder Besuchsberichte nicht verknüpft, verzichtet auf wertvolle Kontextinformationen.

Dazu kommen beispielsweise Payment-Provider für die Zahlungsabwicklung und Versanddienstleister für Tracking und Logistik. Je nach Geschäftsmodell sind manche dieser Integrationen trivial, andere hochkomplex.

Realistische Budgetrahmen für die Integrationen

Für eine ERP-Anbindung mit modernen Schnittstellen können Sie – je nach Ausbaustufe – mit mindestens 10.000 Euro rechnen.

Kommt neben dem ERP bspw. noch ein PIM und ein CRM hinzu, beginnen die Integrationskosten bei ca. 20.000 Euro. Hier steigt nicht nur der Aufwand pro System, sondern auch die Komplexität des Zusammenspiels.

Auch bei diesem Baustein zeigen sich die Kosten meist in den Details: im Verständnis Ihrer Prozesse, in der Klärung von Sonderfällen und in der Übersetzung von gewachsenen Abläufen in technische Logik. Die reine Programmierung ist dabei oft nur noch die Umsetzung – der eigentliche Aufwand liegt im Prozessverständnis.

Der kritische Faktor: Ihre bestehende Systemlandschaft

Die Zahlen oben gelten für Systeme mit modernen APIs und dokumentierten Schnittstellen. Die Realität sieht oft anders aus.

Wenn Ihr ERP seit 15 Jahren läuft und die letzte Schnittstellenanpassung per Dateiexport gelöst wurde, wird es teuer. Legacy-Systeme ohne bzw. mit eingeschränkten Webservice-APIs, mit veralteten Dateiformaten oder lückenhafter Dokumentation treiben den Integrationsaufwand massiv nach oben.

Faustregel: Bei Legacy-Systemen ohne moderne API-Fähigkeit multiplizieren Sie die Kosten mit dem Faktor 1,5 bis 2,0.

4. Produktdaten-Migration & Content-Aufbereitung: Der unterschätzte Zeitfresser

Warum Produktdaten in B2B-Projekten oft schlechter sind als gedacht

Viele Unternehmen starten ein B2B-Commerce-Projekt mit dem Glauben, die Produktdaten seien „im Prinzip vorhanden“. Die Ernüchterung kommt spätestens, wenn die Daten im Shop-Frontend dargestellt werden sollen. Bei vielen Projekten fehlen essenzielle Informationen, Daten sind inkonsistent oder fehlerhaft. Katalogseiten in Indesign sind weniger digital, als man sich wünschen würde ;-) 

Das liegt nicht an mangelnder Sorgfalt, sondern daran, dass ERP-Systeme für Warenwirtschaft gebaut wurden – nicht für Kundenkommunikation. Was für die Lagerhaltung ausreicht, reicht selten für einen überzeugenden Produktauftritt.

Die inhaltliche Aufbereitung der Produktdaten verschlingt oft einen erkennbaren Anteil des Gesamtbudgets. Planen Sie diesen Posten realistisch ein, bevor er Ihr Projekt aus dem Zeitplan wirft.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1) Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen

Die Produktdaten-Extraktion klingt einfach – ist es aber selten. Häufig liegen Daten verstreut in ERP-Systemen, Excel-Listen, PDFs oder sogar nur im Wissen langjähriger Mitarbeiter. Diese Informationen zusammenzuführen ist der erste Schritt einer Migration.

2) Datenbereinigung & Qualitätssicherung: Der eigentliche Aufwand

Anschließend folgt die Datenbereinigung: doppelte Einträge, veraltete Artikelnummern, widersprüchliche Maße, fehlende Attribute – all das muss identifiziert und korrigiert werden. 

Im Kern geht es darum, implizites Wissen zu explizieren: Die Zusammenhänge, die Ihr Produktmanagement intuitiv kennt, müssen in strukturierte, maschinenlesbare Daten übersetzt werden.

Besonders wichtig ist dabei die Normalisierung technischer Eigenschaften und deren Übersetzung in die Sprache Ihrer Kund:innen.

3) Content-Aufbereitung: Mehr als Produkttexte

Der Übergang zur Content-Erstellung ist fließend. Oft bestehen Produktbeschreibungen bisher nur aus kryptischen ERP-Kurztexten. 

B2B-Kund:innen erwarten heute jedoch aussagekräftige Beschreibungen, technische Spezifikationen und Anwendungshinweise – all das, was früher im Beratungsgespräch vermittelt wurde.

4) Bildaufbereitung und Downloads: Der visuelle Standard im E-Commerce

Auch die Bildaufbereitung ist mehr als „Fotos hochladen“: einheitliche Bildgrößen, freigestellte Produktbilder, verschiedene Ansichten, ggf. 360-Grad-Aufnahmen, technische Zeichnungen usw.

Hinzu kommen Downloads wie Datenblätter, technische Spezifikationen, CAD-Zeichnungen, Zertifikate oder Montageanleitungen. Diese Inhalte müssen strukturiert aufbereitet, versioniert und den richtigen Produkten und Kundengruppen zugeordnet werden – ein oft unterschätzter Aufwand.

5) Kategorie-Strukturierung: Kundenlogik statt interner Logik

Die Kategorie-Strukturierung übersetzt Ihre interne Produktlogik in eine kundentaugliche Navigation. Wie Ihr Einkauf Produkte sortiert und wie Ihre Kund:innen suchen, sind oft zwei verschiedene Dinge – und genau hier entscheidet sich, wie schnell Ihre Kund:innen zum richtigen Produkt finden.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, lesen Sie unseren Blog-Beitrag Von hochwertigen Produktdaten zur Content-Strategie: Ein Leitfaden für B2B-Onlineshops.

5. Interne Personalkosten: Projektarbeit & Betrieb

Der unsichtbare Kostenblock

In kaum einem Angebot tauchen sie explizit auf – und doch sind sie real: die internen Personalkosten. Gemeint sind die eigenen Mitarbeitenden, die ein B2B-E-Commerce-Projekt planen, begleiten, entscheiden, testen und später betreiben.

Diese Kosten entstehen unabhängig vom gewählten System oder Dienstleister. Die wesentliche Frage ist, ob sie von Anfang an realistisch eingeplant werden – oder später als unangenehme Überraschung auftreten.

Operative Projektverantwortung: Eine Schlüsselrolle

Ein dedizierter Projektverantwortlicher ist keine optionale Rolle. Der Begriff „Projektmanager“ führt dabei oft in die Irre: In der Praxis geht es weniger um klassische Projektmethoden, sondern um operative Verantwortung im Tagesgeschäft.

Diese Person:

• formuliert Anforderungen,

• beantwortet Rückfragen der Dienstleister,

• koordiniert interne Abstimmungen,

• bewertet Testergebnisse,

• bereitet Entscheidungen vor.

Sie fungiert als Übersetzer:in zwischen Ihrem Unternehmen und den externen Umsetzungspartnern. Je nach Projektumfang bindet diese Rolle über mehrere Monate hinweg einen erheblichen Teil der Arbeitszeit – ein Aufwand, der für den Projekterfolg entscheidend ist, aber in der Budgetplanung häufig unterschätzt wird.

Mehr dazu im Blog-Beitrag: B2B E-Commerce: Diese Rollen braucht Ihr Team

Fachbereiche sind Teil des Projekts – ob geplant oder nicht

Ein B2B-Shop bildet Geschäftsprozesse ab, deshalb müssen die Fachbereiche mitarbeiten:
Vertrieb, Einkauf, IT, Marketing – sie alle liefern Wissen, treffen Entscheidungen und prüfen Ergebnisse.

Diese Mitarbeit geschieht selten in Vollzeit, aber kontinuierlich: Workshops, Reviews, Testphasen und Abstimmungen beanspruchen regelmäßig Zeit. Projekte geraten ins Stocken, wenn Fachbereiche „gerade keine Kapazität haben“ – denn Entscheidungen lassen sich nicht delegieren, wenn das Prozesswissen fehlt.

Testen, Abnahme und Schulungen: Zeitaufwand mit hoher Wirkung

Die Test- und Abnahmephase dient weniger der Fehlersuche als der Übersetzung des Systems in Ihre Realität. Prozesse werden mit echten Daten, realistischen Abläufen und unternehmensspezifischen Sonderfällen durchgespielt, um sicherzustellen, dass der Shop im Alltag tatsächlich funktioniert. Dieser Abstimmungs- und Integrationsaufwand verteilt sich auf mehrere Rollen und erstreckt sich häufig über mehrere Wochen.

Auch Schulungen sind Teil dieser Integration. Mitarbeitende müssen den Shop, neue Prozesse und Verantwortlichkeiten verstehen und sicher anwenden können. Während dieser Phase entsteht kein direkter Output im Tagesgeschäft – der zeitliche Aufwand ist jedoch eine notwendige Investition, damit das System nach dem Go-live reibungslos genutzt werden kann.

Die Gesamtbetrachtung: Dauerhafte Bindung von Kapazitäten

Mit dem Launch endet die Projektphase – nicht die interne Verantwortung. Auch im laufenden Betrieb braucht der Shop klare Zuständigkeiten: für Weiterentwicklung, Priorisierung, Abstimmungen mit Dienstleistern und interne Koordination.

In Summe bindet ein B2B-Shop als zusätzlicher Vertriebskanal – je nach Größe, Komplexität und Ambitionsniveau – dauerhaft mindestens 0,25 bis 2  Vollzeitstellen (bzw. mehr in skalierenden Modellen). Ein laufender Posten, der in der Total Cost of Ownership nicht fehlen darf.

6. Change Management & Training: Der Unterschied zwischen Einführung und Akzeptanz

Ein technisch ausgereiftes System entfaltet keinen Nutzen, wenn es im Alltag nicht akzeptiert und genutzt wird. Oder schlimmer: wenn Mitarbeitende es nur widerwillig einsetzen und bei jeder Gelegenheit auf vertraute, alte Prozesse zurückgreifen. 

Change Management entscheidet darüber, ob Ihre Investition Wirkung zeigt oder im operativen Alltag verpufft.

Change Management ist keine Theorie, sondern Praxis

Was nach „Beratersprache“ klingt, ist in der Praxis handfeste Arbeit. Es geht darum, frühzeitig zu klären: 

• Wer ist von der Einführung des Onlineshops betroffen? 

• Welche Erwartungen, aber auch Sorgen oder Widerstände gibt es? 

• Und wie kommunizieren wir den konkreten Nutzen – nicht nur Funktionen? 

Unternehmen, die diese Fragen rechtzeitig beantworten, vermeiden später langwierige Diskussionen und Reibungsverluste.

Zielgruppengerechte Schulung statt Einheitslösung

Ein zentrales Instrument ist die gezielte Schulung und Kommunikation. Dabei geht es um weit mehr als ein PDF mit Screenshots. 

Unterschiedliche Nutzergruppen haben unterschiedliche Anforderungen:

• Der Außendienst möchte wissen, wie er unterwegs Aufträge prüft oder auslöst. 

• Der Innendienst benötigt Tiefe bei Preislogiken, Freigabeprozessen und Ausnahmen. 

• Die Geschäftsführung interessiert sich für Auswertungen und Dashboards – nicht für Klickpfade.

Ebenso entscheidend ist die Begleitung in der Go-live-Phase. In den ersten Wochen ist vieles neu und ungewohnt. Ein kurzer Draht zu Ansprechpartnern, die Fragen beantworten und Sicherheit geben, macht den Unterschied zwischen Frust und einem funktionierenden Arbeitsalltag.

Warum Change Management kein „Nice-to-have“ ist

Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen deutlich: Unternehmen, die strukturiert in Change Management investieren, erreichen eine deutlich höhere Akzeptanz des Systems und spürbar weniger Support- und Nachbesserungsaufwand nach dem Go-live.

Das ist kein Zufall. Wer Mitarbeitende früh einbindet, ihre Perspektiven ernst nimmt und sie befähigt statt überfordert, gewinnt Mitstreiter:innen statt Widerstand. Wer Change Management hingegen als verzichtbaren Kostenpunkt betrachtet, zahlt später – in Form von Support-Tickets, Workarounds und einer Plattform, die ihr Potenzial nie vollständig entfaltet.

7. Support & Wartung: Die laufende Grundversorgung

Der Betrieb beginnt nach dem Go-live

Mit dem Go-live ist ein Projekt nicht abgeschlossen – es beginnt der operative Alltag. Spätestens dann stellt sich die Frage, wer unterstützt, wenn Rückfragen auftreten, Funktionen nicht wie erwartet arbeiten oder Software aktualisiert werden muss. 

Support und Wartung sind die Grundversorgung Ihrer Plattform: wenig sichtbar, aber für einen stabilen Betrieb unverzichtbar.

Was typischerweise zum Support gehört

Der Support durch eine Digitalagentur umfasst in der Regel ein Ticketsystem, definierte Reaktionszeiten und den Zugriff auf eine Wissensdatenbank. Treten Probleme auf, werden sie strukturiert erfasst, priorisiert und bearbeitet. 

Dieses Modell sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit – ist aber bewusst nicht auf spontane Zurufe, sondern auf planbare Abläufe ausgelegt.

Ergänzend dazu gibt es häufig eine feste Ansprechperson, die Ihr System kennt und nicht bei jeder Anfrage neu eingearbeitet werden muss. Das reduziert Reibungsverluste und beschleunigt die Problemlösung erheblich.

Wartung, Updates und Sicherheit

Ein zentraler Bestandteil der Wartung sind regelmäßige Updates und Sicherheitspatches. Sie halten das System stabil, schließen Sicherheitslücken und beheben kleinere Fehler. In vielen Fällen laufen diese Aktualisierungen weitgehend automatisiert oder mit geringem Abstimmungsaufwand ab.

Bei echten SaaS-Lösungen werden Core-Updates durch den Plattformanbieter selbst eingespielt – meist ohne nennenswerten operativen Aufwand auf Kundenseite. Allerdings können auch hier sogenannte Breaking Changes auftreten, insbesondere wenn individuelle Anpassungen oder Integrationen im Spiel sind. Je höher der Individualisierungsgrad, desto größer der Abstimmungsbedarf.

Besonderheiten bei Plattformen wie Shopware

Bei selbst betriebenen Plattformen wie Shopware sollten Release-Zyklen und Update-Strategien aktiv mit dem Implementierungspartner abgestimmt werden. 

Hersteller veröffentlichen regelmäßig neue Versionen, deren Auswirkungen auf bestehende Anpassungen, Plugins oder Integrationen geprüft werden müssen. Updates sollten daher nicht „nebenbei“, sondern entlang der eigenen Roadmap geplant werden.

Neben sicherheitsrelevanten Updates bringen sogenannte Minor Releases neue Funktionen und Verbesserungen innerhalb der bestehenden Hauptversion. Sie bedeuten keine grundlegenden Umbrüche, ermöglichen aber eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform. 

Diese Neuerungen können genutzt werden – müssen es aber nicht. Auch das ist Teil einer bewussten Wartungsstrategie.

Realistische Wartungs- und Supportkosten pro Jahr

Für kleinere Installationen rechnen Sie mit 6.000 bis 12.000 Euro jährlich. Das deckt Basis-Support und regelmäßige Updates ab.

Mittlere Setups liegen bei 12.000 bis 25.000 Euro – oft mit erweitertem Support-Umfang oder schnelleren Reaktionszeiten.

Komplexere Plattformen kosten 25.000 bis 60.000 Euro pro Jahr. Hier sind meist Premium-Support, dedizierte Ansprechpartner und umfangreichere SLAs enthalten.

Welche Faktoren beeinflussen diese Kosten?

Die laufenden Kosten für Support und Wartung werden von mehreren Faktoren beeinflusst. 

Entscheidend sind vor allem:

• das Betriebsmodell (SaaS vs. selbst betrieben)

• die eingesetzte Plattform und deren Update-Politik

• die Komplexität des Systems (Anpassungen, Integrationen, Plugins)

• der Betrachtungsrahmen: reine Technik oder inklusive Beratung und Weiterentwicklung

Vereinfacht lassen sich zwei grundlegend unterschiedliche Betriebsmodelle unterscheiden: SaaS und Selbst gehostet / On-Premise.

SaaS-Modelle: Planbare Kosten, begrenzte Verantwortung

(z. B. Shopify, Websale)

Bei SaaS-Lösungen übernimmt der Plattformanbieter den größten Teil des technischen Betriebs. Hosting, Wartung, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklung der Core-Plattform sind in der Regel Teil der monatlichen Abonnementgebühr.

Was dabei oft übersehen wird: Monitoring und fachliche Kontrolle bleiben auch bei SaaS-Lösungen zumindest teilweise in Ihrer Verantwortung. Der Anbieter stellt sicher, dass die Plattform verfügbar ist – nicht aber, dass Ihre Ladezeiten stabil bleiben, die Checkout-Conversion nicht einbricht oder Integrationen fehlerfrei laufen. Dafür sind zusätzliche Monitoring-Tools und interne oder externe Ressourcen notwendig.

Die laufenden Kosten setzen sich daher typischerweise zusammen aus:

• der SaaS-Lizenzgebühr

• begleitender Beratung durch Ihren Implementierungspartner

• Aufwänden für Monitoring, Analyse und Optimierung im angeschlossenen System-Ökosystem

Die Kostenstruktur ist insgesamt gut planbar, der Einfluss auf die technische Tiefe jedoch begrenzt.

Selbst betriebene Systeme: Mehr Flexibilität, mehr Verantwortung

(z. B. Shopware, Magento, Adobe Commerce)

Selbst betriebene Plattformen – unabhängig davon, ob On-Premise oder in einer Cloud-Umgebung – bieten deutlich mehr Flexibilität. Gleichzeitig tragen Sie aber auch die volle Verantwortung für den technischen Betrieb.

Typische Wartungs- und Supportleistungen, die in diesem Modell berücksichtigt werden müssen, sind:

• Monitoring & Performance-Überwachung

• Regelmäßige Core-Updates der Plattform

• Plugin-Updates inkl. Kompatibilitätsprüfungen

• Zeitnahe Installation von Sicherheitspatches

• Backup- und Recovery-Management

Diese Aufgaben werden in der Praxis meist von einer spezialisierten Digitalagentur übernommen. Hosting-Kosten sind dabei ein separater Posten und in dieser Betrachtung bewusst nicht enthalten.

Einordnung für die Budgetplanung

Während SaaS-Lösungen Wartungskosten stärker in die Lizenz verlagern, fallen sie bei selbst betriebenen Systemen als eigenständiger Kostenblock an. Dafür gewinnen Unternehmen Kontrolle, Anpassungsfähigkeit und langfristige Skalierbarkeit.

Entscheidend ist weniger das „Ob“, sondern das bewusste Einplanen dieser Kosten. Wer Wartung und Support unterschätzt oder zu knapp kalkuliert, spart kurzfristig – zahlt aber langfristig durch Instabilität, Sicherheitsrisiken oder technische Schulden.

8. Hosting & Infrastruktur (laufende Kosten)

SaaS: Hosting ist enthalten – das Gesamtsystem nicht

Entscheiden Sie sich für eine SaaS-Plattform, entfällt das Hosting des Shopsystems selbst. Betrieb, Server-Infrastruktur und grundlegende Wartung sind in der Lizenz enthalten.

Wichtig ist jedoch: Der Onlineshop ist nur ein Teil des gesamten E-Commerce-Systems. Schnittstellen, Monitoring, Analyse-Tools oder angebundene Drittsysteme verursachen auch im SaaS-Modell zusätzliche Infrastruktur- und Betriebskosten.

Der folgende Abschnitt richtet sich daher vor allem an selbst betriebene Betriebsmodelle.

Selbst betriebene Systeme: Was zum Hosting wirklich gehört

Beim selbst betriebenen Betrieb (On-Premise oder Cloud/PaaS) setzt sich die Hosting- und Infrastruktur-Landschaft aus mehreren Bausteinen zusammen:

• Cloud-Hosting als technisches Fundament für Shop-Anwendung, Datenbanken und Backend-Prozesse

• Entwicklungs- und Testumgebungen, um Änderungen sicher zu prüfen, ohne das Live-System zu gefährden

• Monitoring & Backups, um Performance, Verfügbarkeit und Datensicherheit dauerhaft sicherzustellen

Gerade Entwicklungs- und Staging-Umgebungen sind unverzichtbar, sobald ein Shop aktiv weiterentwickelt wird. Änderungen direkt im Live-System zu testen, ist im professionellen Betrieb keine Option.

Realistische Hosting-Kosten pro Jahr

Die laufenden Infrastrukturkosten variieren stark nach Systemgröße, Komplexität und Verfügbarkeitsanforderungen:

• Für kleinere Setups rechnen Sie mit 2.400 bis 5.000 Euro jährlich – wobei bei SaaS-Lösungen vieles bereits in der Lizenz enthalten ist.

• Mittlere Installationen liegen bei 8.000 bis 18.000 Euro. Hier kommen leistungsfähigere Server, dedizierte Staging-Umgebungen und professionelles Monitoring hinzu.

• Große Plattformen bewegen sich zwischen 18.000 und 45.000 Euro, mit steigender Tendenz bei komplexen Anforderungen. Faktoren wie Hochverfügbarkeit, Backup-Konzepte, mehrere Systemumgebungen sowie erhöhte Sicherheits- und Performanceanforderungen erweitern den Kostenrahmen deutlich.

9. Laufende Content-Pflege: Der permanente Aufwand

Nach dem Go-Live beginnt die Routine

Mit dem Go-Live kehrt keine Ruhe ein – im Gegenteil. Ein B2B-Shop ist kein statisches Schaufenster, sondern ein lebendiges System, das kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden muss. 

Dieser laufende Aufwand wird in der Initialplanung häufig unterschätzt – mit spürbaren Folgen für Budget, Ressourcen und Erwartungshaltung.

Wichtig ist dabei die Einordnung: Der hier beschriebene Aufwand entsteht nicht allein durch den neuen Shop. Er ist Ausdruck eines ambitionierten Umgangs mit Datenqualität, Sortimentstiefe und Marketing. Je höher der Anspruch, desto größer der Pflegebedarf.

Produktdaten: Kontinuierliche Aktualisierung statt Einmalaufwand

Produktdaten sind kein statischer Bestand. Preise ändern sich, Spezifikationen werden angepasst, Verfügbarkeiten schwanken, Datenblätter müssen aktualisiert werden. Je dynamischer Ihr Sortiment, desto höher der laufende Pflegeaufwand.

Automatisierung kann unterstützen – ersetzt aber nicht die Verantwortung für Datenqualität und Plausibilität.

Content-Erstellung für neue Produkte

Neue Produkte anzulegen bedeutet mehr, als einen Artikel im System zu erfassen. Jedes Produkt braucht verständliche Beschreibungen, vollständige technische Angaben und klare Anwendungshinweise. 

Zudem benötigen neue Produkte Bilder und bestehende Bilder müssen für unterschiedliche Endgeräte und Kanäle optimiert werden. Veraltete oder uneinheitliche Produktbilder wirken unprofessionell und untergraben Vertrauen – selbst bei technisch starken Plattformen.

Gute Inhalte reduzieren Rückfragen, beschleunigen Kaufentscheidungen und entlasten Vertrieb und Support. Gerade im B2B-Umfeld entscheidet die Qualität dieser Informationen darüber, ob der Shop als ernstzunehmender Vertriebskanal akzeptiert wird.

Kampagnen & Promotions: Den Shop aktiv halten

Aktionen, Neuheiten-Highlights oder kundenspezifische Kampagnen sorgen dafür, dass der Shop relevant bleibt. Das erfordert nicht nur kreative Ideen, sondern auch deren saubere Umsetzung im System: Inhalte anlegen, Landingpages pflegen, Teaser ausspielen, Laufzeiten steuern.

Die unterschätzte Realität

Content ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein dauerhafter Prozess. Viele Unternehmen stellen erst im laufenden Betrieb fest, dass sie klar definierte Verantwortlichkeiten und feste Kapazitäten für die Shop-Pflege benötigen.

Wer diese Rolle nicht einplant, zahlt später doppelt: durch veraltete Inhalte, ungenutzte Funktionen – und einen Shop, der hinter seinen Möglichkeiten zurückbleibt.

10. Weiterentwicklung & Optimierung: Ein Shop ist nie fertig

Der Go-Live ist der Anfang – nicht das Ziel

Der Go-Live markiert keinen Endpunkt, sondern den Start des realen Betriebs. Erst jetzt zeigt sich, was für Ihr Unternehmen tatsächlich funktioniert – und was nicht. 

Nutzerfeedback kommt zurück, Prozesse offenbaren Schwächen, neue Anforderungen entstehen. Wer den Shop nach dem Launch nicht aktiv weiterentwickelt, verliert schnell an Relevanz.

Ein stabil laufender Shop ist kein Zeichen dafür, dass nichts zu tun ist. Er ist die Basis, auf der Optimierung überhaupt erst möglich wird.

Anforderungen entstehen im Alltag

Die meisten Weiterentwicklungen sind keine theoretischen Wunschlisten, sondern Resultat des täglichen Arbeitens mit dem System. Der Außendienst wünscht sich eine mobile Schnellbestellung. Kund:innen fragen nach Self-Service-Funktionen für Retouren oder Belege. Das Controlling benötigt bessere Auswertungen und transparenteres Reporting.

Diese Anforderungen sammeln sich kontinuierlich. Sie müssen bewertet, priorisiert und in sinnvolle Entwicklungsmaßnahmen übersetzt werden – sonst bleiben sie Dauerbaustellen.

Auch Ihre Systemlandschaft bleibt nicht stehen. Neue CRM-Systeme, zusätzliche Versanddienstleister, weitere Marktplatzkanäle oder externe Services erfordern neue Schnittstellen. 

Jede Integration bedeutet konzeptionellen und technischen Aufwand – selbst dann, wenn Standards oder bestehende Plugins genutzt werden können. Weiterentwicklung ist damit nicht nur funktional, sondern auch infrastrukturell getrieben.

Realistische Kosten pro Jahr

Der laufende Optimierungsaufwand hängt stark von Größe, Komplexität und Ambitionsniveau Ihrer Plattform ab:

• Kleinere Shops bewegen sich im Bereich von etwa 10.000 bis 25.000 Euro pro Jahr. Das ermöglicht punktuelle Verbesserungen und kleinere funktionale Erweiterungen.

• Mittlere Setups liegen typischerweise zwischen 25.000 und 100.000 Euro jährlich. Hier ist eine systematische Optimierung möglich, inklusive größerer Feature-Erweiterungen.

• Große Plattformen starten jenseits der 100.000 Euro pro Jahr. Kontinuierliche Weiterentwicklung durch ein festes Team oder ein Agentur-Retainer-Modell ist hier der Regelfall.

Die strategische Perspektive

Ein sinnvoller Richtwert ist, 15 bis 20 Prozent Ihres Jahresbudgets für Weiterentwicklung einzuplanen. Das ist keine komfortable Reserve, sondern eine notwendige Investition. Märkte verändern sich, Kundenerwartungen steigen, Wettbewerber entwickeln ihre Plattformen kontinuierlich weiter.

Ein Shop, der zwei Jahre nach dem Launch unverändert ist, wirkt nicht stabil – er wirkt vernachlässigt. Weiterentwicklung ist kein Luxus für Unternehmen mit überschüssigem Budget. Sie ist ein fester Bestandteil des laufenden Betriebs.

11. Lizenzen für Zusatz-Tools: Das erweiterte Ökosystem

Die Commerce-Plattform allein macht noch keinen erfolgreichen Shop. Drumherum besteht ein Ökosystem aus spezialisierten Tools, die Analyse, Personalisierung und Marketing erst möglich machen. Diese Lizenzen summieren sich. 

Einige Beispiele:

• Analytics-Tools gehen über die Basisfunktionen der Plattform hinaus. Google Analytics 360, Matomo oder spezialisierte E-Commerce-Analytics liefern die Tiefe, die Sie für fundierte Entscheidungen brauchen: Customer Journeys, Conversion-Pfade, Kohortenanalysen. Die meisten Tools sind kostenfrei, die Einrichtung sowie die Auseindersetzung damit nicht.

• Personalisierungs-Engines zeigen jedem Kunden das, was für ihn relevant ist: individuelle Produktempfehlungen, personalisierte Startseiten, maßgeschneiderte Angebote. Im B2B mit seinen komplexen Kundenbeziehungen oft noch wertvoller als im B2C.

• Suche und Navigation-Tools ersetzen die oft schwache Standardsuche  der Shopsysteme durch intelligente Lösungen mit Fehlertoleranz, Synonymerkennung und lernenden Algorithmen. Wer schnell findet, kauft eher.

• Marketing Automation (CRM) orchestriert Ihre Kundenkommunikation: automatisierte E-Mail-Strecken, Warenkorbabbrecher-Kampagnen, personalisierte Newsletter. Was manuell nicht skaliert, läuft automatisiert.

Realistische Kosten pro Jahr

Diese Kosten wachsen mit dem Reifegrad Ihres Shops. Erst kommt ein besseres Such-Tool, dann eine Personalisierungslösung, später Marketing Automation. Jedes Werkzeug für sich erscheint sinnvoll – in Summe entsteht ein relevanter Kostenblock, der in der ursprünglichen Business-Case-Rechnung nicht vorgesehen war.

Für kleinere Setups rechnen Sie mit 6.000 bis 10.000 Euro jährlich.

Mittlere Installationen liegen bei 10.000 bis 25.000 Euro. Hier kombinieren Sie mehrere Tools zu einem funktionierenden Stack.

Die Kosten für komplexe Plattformen beginnen bei 25.000 und gehen bis in den sechsstelligen Bereich. Enterprise-Lizenzen, mehrere spezialisierte Lösungen und höhere Nutzungsvolumen treiben die Kosten.

Fazit: Transparente Kalkulation ist der Schlüssel zum Erfolg

Die tatsächlichen Kosten eines B2B-E-Commerce-Projekts hängen stark von individuellen Faktoren wie Systemlandschaft, Prozessreife und Ambitionsniveau ab. Statt sich auf einzelne Zahlen zu fixieren, ist es entscheidend, die Kostenrelationen, zentralen Treiber und die langfristigen Auswirkungen auf Betrieb und Organisation zu verstehen.

Die wichtigsten Erkenntnisse für Ihre B2B E-Commerce Budget-Planung:

1. Rechnen Sie realistisch: Die tatsächlichen B2B E-Commerce Kosten liegen 35–50 % über der reinen Software-Investition.

2. Integrationen sind der größte Kostentreiber: Planen Sie 25–35 % des Budgets für die Anbindung ans bestehende ERP und andere Systeme ein.

3. Laufende Kosten nicht vergessen: Diese machen über 3 Jahre oft mehr als ein Drittel der Gesamtkosten aus.

4. Interne Ressourcen einkalkulieren: Planen Sie Personalkosten durch gebundene Mitarbeiter:innen mit ein.

5. Gesamtkosten statt Projektkosten denken: Betrachten Sie mindestens 3 Jahre für eine realistische Wirtschaftlichkeitsrechnung.