Warum scheitern B2B E-Commerce-Projekte ohne ein strukturiertes Lastenheft?

Definition: Lastenheft im B2B E-Commerce

Ein Lastenheft beschreibt die Gesamtheit aller Anforderungen an ein B2B E-Commerce-System aus Sicht des Auftraggebers. Es definiert WAS erreicht werden soll (nicht WIE). Es dient als Grundlage für Ausschreibungen und Anbietervergleiche.

Das Lastenheft wird im späteren Projektverlauf durch das Pflichtenheft des Anbieters ergänzt, das die konkrete Umsetzung beschreibt.

Problem: Unklare Anforderungen führen zu teuren Projektfehlern

Viele mittelständische Digital- und E-Commerce-Projekte scheitern nicht an der Technologie, sondern daran, dass wesentliche Anforderungen im Lastenheft unvollständig oder zu vage formuliert werden:

Studien aus dem Requirements Engineering belegen seit Jahren, dass unvollständige oder schlecht definierte Anforderungen zu den häufigsten Ursachen für Kosten- und Zeitüberschreitungen gehören (vgl. Tamai & Kamat 2009; Babar et al. 2014). 

Auch aktuelle Studien zeigen: Projekte, deren Spezifikationen nicht eindeutig definiert sind, überschreiten häufiger das veranschlagte Budget oder verzögern sich, weil Fehlannahmen, Scope-Changes und Nachjustierungen unvermeidlich werden (vgl. Maazmi et al. 2024.; Abdelalim et al. 2024). 

Lösung: Lastenheft als Grundlage für Projekterfolg im B2B E-Commerce

Ein sorgfältig erstelltes Lastenheft schafft die Klarheit, die realistische Budgets, verlässliche Zeitpläne und eine zielgerichtete Umsetzung möglich macht.

In diesem Leitfaden erfahren Sie:

• Wie Sie Ihr Lastenheft Schritt für Schritt erstellen.

• Was Sie unbedingt in Ihr Lastenheft aufnehmen müssen: Welche Kapitel gehören hinein?

• Warum ein Lastenheft essentiell für den Erfolg Ihres B2B E-Commerce-Projekts ist.

• Wie Sie Lastenheft und Pflichtenheft voneinander abgrenzen.

• Wie Sie typische Fehler bei der Lastenheft-Erstellung vermeiden.

B2B E-Commerce-Projekt: Ablauf im Überblick

Bevor wir in die Details eines Lastenhefts einsteigen, lohnt sich ein Blick auf den Gesamtprozess eines B2B-E-Commerce-Projekts.

Das Lastenheft steht am Anfang Ihres Digitalisierungs-Projektes – als Fundament für alle folgenden Entscheidungen. Ziel ist es, 

• ein Verständnis für den Projektablauf, 

• die Rollen der einzelnen Phasen und 

• den zeitlichen Rahmen zu schaffen. 

Die folgenden Zeitangaben bieten eine realistische grobe Orientierung, können aber je nach Unternehmensgröße, Komplexität und interner Organisation variieren:

1) Lastenheft erstellen – 6–9 Wochen
In dieser Phase schaffen Sie die inhaltliche Basis: Ziele, Anforderungen, Rahmenbedingungen. Das Lastenheft klärt, was benötigt wird – nicht, wie es technisch umgesetzt wird. Workshops, interne Abstimmungen und Priorisierungen stehen hier im Mittelpunkt.

2) Anbieter auswählen – 4–6 Wochen
Mit einem klaren Anforderungsprofil können Angebote von Digital-Agenturen eingeholt, verglichen und bewertet werden. Typisch sind Pitch-Termine, Rückfrage-Runden und Vergleiche hinsichtlich Vorgehen, Architektur, Kosten und Erfahrungen.

3) Vertragsverhandlung – 2–4 Wochen 

Sobald der Favorit feststeht, folgen Vertragsdetails: Leistungsumfang, Budgetgrenzen, Change-Request-Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten. Ziel ist eine faire, transparente und planbare Grundlage für beide Seiten.

4) Implementierung – 3–6 Monate

In dieser Phase startet die technische Umsetzung: Templates, Schnittstellen, Datenmodelle, Prozesse, Individualentwicklungen. Je besser das Lastenheft, desto weniger Schleifen entstehen und desto stabiler verläuft die Umsetzung.

5) Testing & Go-Live – 4–8 Wochen

Gemeinsam werden Funktionen getestet, Daten validiert, Prozesse durchgespielt und letzte Anpassungen vorgenommen. Anschließend erfolgt die produktive Freischaltung – inklusive Trainings für das interne Team.

6) Hypercare & Optimierung – laufend

Nach dem Go-Live folgen Stabilisierung, Monitoring und erste Optimierungsrunden. Nutzerfeedback, Fehlerkorrekturen und kleine Weiterentwicklungen sorgen dafür, dass das System zuverlässig läuft und im Alltag ankommt.

Was passiert ohne präzises Lastenheft?
– 4 typische Risiken im B2B E-Commerce Projektmanagement

1. Budget‑Überschreitungen durch Scope Creep und Nachforderungen

   Ohne klare, dokumentierte Anforderungen im Lastenheft entstehen oft während der Implementierung zusätzliche Wünsche oder notwendige Anpassungen — z. B. weil 

   • Features fehlen, 

   • Schnittstellen nicht korrekt beschrieben sind oder 

   • Schnittstellen doch individuell angepasst werden müssen. 

   Solche Nachforderungen treiben die Kosten für das Digitalisierungsprojekt stark in die Höhe.

2. Verzögerte Go-Lives durch Missverständnisse & Nacharbeiten

   Unstrukturierte oder lückenhafte Anforderungen führen dazu, dass der Anbieter diese nach eigenem Ermessen interpretiert. Diese Interpretationen weichen jedoch häufig von den tatsächlichen Erwartungen des Auftraggebers ab.

   Das führt zu Nacharbeiten, Neuentwicklungen oder Anpassungsschleifen. 

3. Falsche Anbieterauswahl wegen fehlender Vergleichbarkeit

   Ohne ein durchdachtes Lastenheft fehlen klare Kriterien, um Angebote der E-Commerce Agenturen objektiv zu bewerten. Ein Anbieter für B2B Onlineshops kann günstig wirken, aber bei Umsetzung zeigen sich Lücken — z. B. bezüglich Schnittstellen, Customizing oder Performance. 

   Eine spätere Nachrüstung  oder Migration zu einem anderen System wird dann oft deutlich teurer — mit Aufwand und Kosten, die ein Vielfaches des ursprünglichen Projektbudgets erreichen können.

4. Interne Konflikte, mangelnde Akzeptanz & Widerstand bei Rollout

   Werden Abteilungen oder Stakeholder früh im Prozess nicht konsequent  eingebunden, fühlen sie sich oft übergangen — weil bekannte Anforderungen, Prozesse oder Bedürfnisse nicht adressiert wurden. 

   Nach dem Go‑Live entstehen dann Debatten wie „Das System kann ja gar nicht Feature X, das wir aber brauchen!“. Solche internen Konflikte können Einführung und Betrieb des neuen E-Commerce-Systems erheblich behindern.

Lastenheft vs. Pflichtenheft: Was sind die Unterschiede?

Viele verwechseln Lastenheft und Pflichtenheft oder verwenden die Begriffe synonym. Der Unterschied ist jedoch essentiell für Ihr B2B-Onlineshop-Projekt:

Ihre Aufgabe als Auftraggeber 

Sie erstellen das Lastenheft. Der ausgewählte Anbieter erstellt basierend darauf das Pflichtenheft, das beschreibt, wie er Ihre Anforderungen konkret umsetzen wird. Das Pflichtenheft wird dann Teil des Vertrags und definiert die Abnahmekriterien.

Warum ist diese Trennung wichtig?

Wenn Sie im Lastenheft bereits zu sehr ins „Wie" gehen („Das System muss mit JavaScript-Framework React entwickelt werden"), schränken Sie die Anbieter unnötig ein und bekommen möglicherweise teurere oder weniger passende Lösungen. 

Bleiben Sie beim „Was" – lassen Sie die Anbieter kreativ sein beim „Wie".

Die 8 Hauptkapitel eines B2B E-Commerce-Lastenhefts

Ein Lastenheft für B2B E-Commerce folgt einem bewährten Aufbau. Jedes Kapitel hat eine spezifische Funktion und sollte bestimmte Kerninhalte abdecken:

1. Projektziele und Kontext (5-8 Seiten)

Zweck: Schaffen Sie Verständnis für Ihr Unternehmen und die strategischen Ziele des Projekts.

Muss-Inhalte: 

• Unternehmensvorstellung: Branche, Größe, Standorte und Organisationsstruktur des Unternehmens sind zu beschreiben. Achtung: Stellen Sie es klar heraus, falls sich das Lastenheft nur auf einen Teilbereich der Organisation bezieht.

• IST-Situation: Aktueller Stand der Beschaffungs- und Vertriebsprozesse: Welche Systeme werden derzeit genutzt?

• Zielsetzung (Quantifiziert): Welche konkreten, messbaren Ergebnisse sollen erzielt werden? (Beispiel: „Reduktion der Bestellzeit um 60%“)

• Erfolgskriterien & Erwartungshaltung

• Erfolgsmessung: Welche Kennzahlen (KPIs) legen Sie zur Bewertung des Erfolgs fest?

• Berücksichtigung weicher Faktoren und allgemeiner Erwartungen: Es sollten nicht nur harte KPIs, sondern auch die "weichen" Erwartungen (Wünsche) und die oftmals übersehenen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen erfasst werden.

• Stakeholder-Analyse: Wer sind die relevanten Beteiligten? Wer trifft die finalen Entscheidungen?

• Budget: Auch wenn ein Lastenheft vor allem Anforderungen beschreibt, sollte ein realistischer Budgetrahmen (z.B. 50.000-80.000 Euro) nicht fehlen. Er schafft Orientierung, reduziert spätere Missverständnisse und ermöglicht es Dienstleistern, passende Lösungen vorzuschlagen.
  

  Wichtig ist: Der Budgetrahmen dient nicht der finalen Preisverhandlung, sondern hilft, Erwartungen zu synchronisieren und Angebote vergleichbarer zu machen.

• Zeitrahmen: Gewünschter Go-Live-Termin

Musterformulierung:

„Unser Unternehmen ist ein technischer Großhändler mit 180 Mitarbeitern und 4 Standorten. Aktuell werden 65% aller Bestellungen manuell per E-Mail und Telefon abgewickelt, was zu einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 35 Minuten pro Bestellung führt. Ziel des E-Commerce-Projekts ist die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse unserer 111.200 Geschäftskunden, um die Bestellzeit auf unter 10 Minuten zu reduzieren und die Prozesskosten um mindestens 40% zu senken. Der Go-Live ist für Q3 2026 geplant."

2. Die Kundenperspektive / Customer Journey (ca. 2 Seiten)

Die meisten B2B E-Commerce-Lastenhefte scheitern daran, dass sie sich ausschließlich auf die internen Anforderungen (Einkauf, IT, Controlling) konzentrieren. Dabei wird der wichtigste Aspekt vernachlässigt: die Bedürfnisse der Geschäftskund:innen, die den Shop letztendlich nutzen.

Wenn diese Kundenanforderungen im Lastenheft fehlen, riskieren Unternehmen, ein System zu entwickeln, das zwar intern perfekt funktioniert (z. B. alle ERP-Schnittstellen hat), aber von den Kund:innen aufgrund von Komplexität, Langsamkeit oder umständlicher Bedienung nicht angenommen wird.

Das Risiko: Sie investieren 100.000 Euro in einen Shop, der technisch funktioniert, den aber niemand nutzen will.

Die Lösung: Verankern Sie die Kundenperspektive als festen Bestandteil im Lastenheft. So stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen aus zwei Blickwinkeln bewertet werden:

• Interne Effizienz (Ihre Prozesse)

• Externe Usability (Kundenerfahrung)

3. Funktionale Anforderungen (12-20 Seiten)

Die funktionalen Anforderungen bilden den Hauptteil Ihres Lastenhefts. Hier beschreiben Sie, welche Funktionen Ihr B2B-E-Commerce-System erfüllen muss – immer aus Sicht Ihres Unternehmens und ohne technische Lösungsvorgaben. Der Fokus liegt auf dem Kernsystem und den typischen Prozessen, die im täglichen Geschäft relevant sind.

Typische Themenbereiche sind:

• Kundenverwaltung & Organisation: Firmenkonten vs. Einzelnutzer, Benutzerrollen, Rechteverwaltung, Kostenstellen, Genehmigungs-Workflows, Onboarding-Prozesse usw.

• Produkt- & Katalogmanagement: B2B-orientierte Struktur des Produktkatalogs, Varianten, Konfigurationen, Ersatzteile, Einheiten, Staffelpreise, Verfügbarkeiten, kundenspezifische Artikelnummern usw.

• Bestell- & Beschaffungsprozesse: Warenkörbe, Schnellbestellungen, Upload-Funktionen, wiederkehrende Bestellungen, Freigabe-Workflows usw.

• Preisgestaltung & Zahlungsabwicklung: Kundenindividuelle Preislisten, Konditionen und Rabatte, Nettopreise ohne Steuern, Währungen, Zahlungsbedingungen usw.

• Versand & Logistik: Kundenspezifische Versandkonditionen, Speditionsversand, Dropshipping, Verpackung und Ladungsträger usw.

• Suche, Navigation & Content: Intelligente Produktsuche, Filter, Sortierung, Navigation, CMS-Inhalte, Handbücher, Datenblätter, personalisierte Inhalte usw.

• Kundenkonto / Self-Service: Bestellhistorie, Rechnungen, Retouren, Serviceanfragen, Dokumente, Garantieverwaltung usw.

• Design & User Experience: Grundlegende Anforderungen an Layout, Usability, Barrierefreiheit. Responsive Design, Corporate Design usw.

• Integrationen & Schnittstellen: Anbindung von ERP, PIM, CRM, Procurement Systeme, EDI oder anderen Drittanbieter-Systemen.

• Marketing & Vertrieb: E-Mail-Marketing, Produktempfehlungen, SEO, Paid Ads usw.

• Technische Anforderungen: Verfügbarkeit, Performance, Skalierbarkeit, API-Architektur, SSL/TLS-Verschlüsselung usw.

• Recht & Compliance: Gesetzliche Vorgaben, AGB, DSGVO-Richtlinien, GoBD-Konformität, steuerliche Besonderheiten usw.

• Support & Serviceprozesse: Service Level Agreements (SLAs), persönliche Ansprechpartner, strukturierter Onboarding-Prozess usw.

• Analyse & Reporting: B2B-spezifische Analysen (Kunden, Warenkörbe, Retouren usw.), Dashboards, Anbindung an BI-Tools usw.

• Testing & Qualitätssicherung: Umfassende Funktionstests vor Go-Live, Qualitätskriterien und Benchmarks definieren usw.

• Rollout & Change Management: Go-Live-Vorgehen, Schulungskonzepte, Video-Tutorials, Technische Systemdokumentation, Benutzerhandbuch, FAQ-Sammlung usw.

4. Nicht-funktionale Anforderungen (3-5 Seiten)

Nicht-funktionale Anforderungen werden oft unterschätzt, sind aber entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihre B2B E-Commerce-Projekts:

Performance: 

• Maximale Ladezeit Produktsuche: weniger als 2 Sekunden 

• Maximale Antwortzeit Warenkorbabschluss: weniger als 3 Sekunden 

• Gleichzeitige Nutzer:innen: mindestens 50-100 (abhängig von Unternehmensgröße)

Verfügbarkeit: 

• Systemverfügbarkeit: 99,5% (entspricht ca. 3,6 Stunden Ausfall pro Monat) 

• Wartungsfenster: nur außerhalb der Geschäftszeiten

Sicherheit:

• Datenverschlüsselung

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle

• Audit-Logs für alle kritischen Aktionen (Bestellungen, Genehmigungen, Stammdatenänderungen) 

• DSGVO-Konformität

• Berücksichtigen Sie branchenspezifische oder unternehmensspezifische Zertifizierungen und Standards wie ISO 27001, BSI Grundschutz, TISAX oder PCI DSS, um Sicherheitsanforderungen klar zu definieren.

Skalierbarkeit und Kapazität: 

• Das System muss in der Lage sein, mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten, insbesondere in Bezug auf die Anzahl der Nutzer:innen, Transaktionen und Lieferanten. 

• Es dürfen keine technischen Obergrenzen (Hard-Limits) für die Anzahl der Produkte oder Lieferanten existieren.

Usability: 

• Intuitive Bedienung ohne Schulungsaufwand größer als 2 Stunden pro Nutzer:in 

• Mobile-optimiert (Smartphone, Tablet) 

• Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 Level AA (falls rechtlich erforderlich)

Browser-Kompatibilität: 

• Unterstützung aktueller Versionen: Chrome, Firefox, Safari, Edge

• Keine Abhängigkeit von veralteten Technologien

5. Rahmenbedingungen und Projektorganisation (2-3 Seiten)

Betriebsmodell-Optionen:

• Wird eine Cloud (SaaS), On-Premise oder eine Hybridlösung bevorzugt?

• Datenspeicherort (bei Cloud-Lösung): Welche Region ist für das Hosting der Daten vorgesehen (entscheidend für die Einhaltung der DSGVO)?

Projektteam Auftraggeber:

Erwartungen an den Anbieter:

• Projektmanagement-Methodik (Agil, Wasserfall, Hybrid?)

• Reporting-Frequenz (wöchentlich, zweiwöchentlich) 

• Dokumentation (Betriebsdokumentation, Schulungsunterlagen) 

• Support nach Go-Live (Reaktionszeiten, Verfügbarkeit)

Go-Live-Strategie: 

Wie soll der Übergang zum neuen System erfolgen?

• Ansatz:

• Big Bang (vollständige Umstellung auf einmal)

• Pilotierung / Business-MVP (schrittweise Einführung, z. B. in einer Abteilung)

• Parallelbetrieb: Ist ein paralleler Betrieb mit dem Altsystem vorgesehen?

6. Schulungen und Change Management (1-2 Seiten)

Auch wenn im Lastenheft nicht alle Details des Change Managements ausgeführt werden müssen, sollten Sie Ihre Anforderungen und Erwartungen an den Anbieter in diesem Kapitel klar definieren:

Schulungskonzept

• Zielgruppe: Anzahl der zu schulenden Personen

• Formate: Bevorzugte Schulungsformen (z.B. Präsenzschulungen, Online-Kurse, Videos, Dokumentation)

• Vorgehen: Direkte Endnutzer-Schulung oder „Train-the-Trainer“-Ansatz?

• Sprachen: Erforderliche Sprachen (Deutsch, Englisch, weitere?)

Support

• 1st-Level-Support: Wer übernimmt den Erstanlauf (internes Team oder Anbieter)?

• Reaktionszeiten: Erwartete Antwortzeiten, gestaffelt nach Priorität der Supportanfrage

• Kanäle: Über welche Wege kann Support angefragt werden (z.B. Telefon, E-Mail, Ticket-System, Chat)?

• Verfügbarkeit: Gewünschte Servicezeiten (z.B. während der Geschäftszeiten, 24/7)

7. Abnahmekriterien und Meilensteine (1-2 Seiten)

Definieren Sie klare, überprüfbare Kriterien für die Abnahme Ihres B2B-E-Commerce-Projekts. Typische Meilensteine könnten sein:

• M1: Konzeptfreigabe (Pflichtenheft abgenommen)

• M2: Frontend des Shops wurde umgesetzt.

• M3: Backend-Logik/Funktionalität des Shops wurde umgesetzt.

• M4: Drittanbieter-Systeme wurden erfolgreich integriert (z. B. ERP, PIM, CRM, Payment-Dienstleister).

• M5: Design wurde umgesetzt und abgenommen.

• M6: Go-Live und Hypercare-Phase (4 Wochen intensiver Support)

Abnahmekriterien pro Meilenstein:

• Testprotokolle für alle Must-have-Features 

• Performance-Tests bestanden (Ladezeiten eingehalten) 

• Sicherheitsaudit bestanden 

• Schulungsunterlagen vorhanden und freigegeben

Die konkreten Meilensteine sind natürlich projektspezifisch und hängen davon ab, welche Systeme, Module oder Funktionen im Projektkontext umgesetzt werden müssen. 

8. Anhänge und Referenzen (variabel)

Empfohlene Anlagen:

• Organigramm Ihres Unternehmens

• Dokumentation der relevanten Systeme (z.B. ERP-System: Version, Module, Customizing)

• Bestehende Lieferantenverträge inklusive technischer Spezifikationen

• Visualisierte Beispiele für bestehende Workflows

• Musterberichte/Auswertungen, die benötigt werden

Schritt für Schritt: Lastenheft erstellen in 5 Phasen

Die Erstellung eines Lastenheftes für ein B2B E-Commerce-Projekt umfasst typischerweise die Einbindung von Stakeholdern, die Erhebung und Priorisierung von Anforderungen sowie die finale Abstimmung der Ergebnisse. Dieser Prozess nimmt in der Regel 6 bis 9 Wochen in Anspruch.

Phase 1: Stakeholder-Analyse und Kick-Off (Woche 1–2)

• Ziel: Alle relevanten Personen identifizieren und ins Projekt einbinden.

• Kernelemente: Stakeholder-Matrix erstellen, Kick-Off-Workshop durchführen, Projektplan mit Timeline für das Lastenheft erstellen.

• Zeitaufwand: 8–12 Stunden / je Person

• Beteiligte: Projektleiter, Einkaufsleitung, IT-Leitung, Management

Phase 2: Anforderungsworkshops durchführen (Woche 3–5)

• Ziel: Detaillierte Anforderungen strukturiert erheben.

• Workshops: Prozesse & Workflows, Funktionale Anforderungen, Integration & Technik, Reporting & Controlling.

• Methodik-Tipp: MoSCoW-Priorisierung (Must-have / Should-have / Could-have).

• Zeitaufwand: 20–30 Stunden / je Teilnehmer:in (inkl. Vorbereitungen)

• Beteiligte: 4–8 Personen je Workshop

Phase 3: Anforderungen dokumentieren und strukturieren (Woche 6–7)

• Ziel: Workshop-Ergebnisse in ein strukturiertes Lastenheft überführen.

• Kernelemente: Konsolidieren, Priorisieren, SMART-Spezifikation und Akzeptanzkriterien definieren.

• Beispiel: „Die Produktsuche muss bei 50.000 SKUs in ≤2 Sekunden Ergebnisse liefern.“

• Zeitaufwand: 15–25 Stunden / Person

• Beteiligte: Projektleiter + 1–2 Kern-Teammitglieder

Phase 4: Review und Abstimmung (Woche 8)

• Ziel: Lastenheft-Entwurf von allen Stakeholdern absegnen lassen.

• Prozess: Technischer, fachlicher und Management-Review nacheinander durchführen.

• Zeitaufwand: 8–12 Stunden / Person, zzgl. Aufwände der Stakeholder

• Beteiligte: Alle Stakeholder-Gruppen

Phase 5: Finalisierung und Freigabe (Woche 9)

• Ziel: Lastenheft finalisieren und freigeben.

• Kernelemente: Feedback einarbeiten, Lektorat, Versionierung, formale Freigabe und Distribution.

• Zeitaufwand: 4–6 Stunden

• Beteiligte: Projektleiter

Praxisbeispiel aus der Industrie

Ein Hersteller von Industriekomponenten mit 280 Mitarbeitern und 3 Standorten digitalisierte seine Beschaffungsprozesse. Durch die konsequente Anwendung der 5 Phasen entstand ein 32-seitiges Lastenheft mit klar priorisierten Anforderungen. Ergebnis: Go-Live nach 5,5 Monaten, Budget nur 3 % über Plan, minimale Nachforderungen und hohe Nutzerakzeptanz.

Fazit: Ein strukturiertes Lastenheft spart nicht nur Zeit und Kosten in der Implementierung, sondern sorgt auch dafür, dass Anforderungen, Budget und Zeitrahmen realistisch eingehalten werden.

Die 7 häufigsten Fehler bei der Lastenheft-Erstellung – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Zu technisch vs. zu vage – die Balance fehlt

Problem: Entweder wird das Lastenheft zu technisch („System muss in Python mit Django-Framework entwickelt werden") oder zu vage („System soll benutzerfreundlich sein").

Lösung: Bleiben Sie beim „Was", nicht beim „Wie". Formulieren Sie präzise, aber technologie-agnostisch:

❌ „System muss React-basiert sein" 

✓ „Benutzeroberfläche muss auf Desktop, Tablet und Smartphone ohne Funktionseinschränkungen nutzbar sein"

Fehler 2: Stakeholder zu spät einbinden

Problem: Der/die Projektverantwortliche erstellt das Lastenheft im Alleingang. Beim Review kommen dann 50 neue Anforderungen von Abteilungen, die sich übergangen fühlen.

Lösung: Stakeholder-Workshops ab Phase 1. Besser 2 Stunden Investment pro Stakeholder zu Beginn als 20 Stunden Nacharbeiten und interne Konflikte später.

Fehler 3: Keine Priorisierung – alles ist „Must-have"

Problem: 120 Anforderungen, alle als kritisch markiert. Anbieter können nicht differenzieren, Angebote werden pauschal teuer.

Lösung: Eine konsequente Priorisierung ist entscheidend, z.B. mit der MoSCoW-Methode. Als Faustregel gilt: Beschränken Sie sich auf maximal 25 bis 30 unverzichtbare Must-haves. Alle weiteren Anforderungen sind als verhandelbar zu betrachten.

Fehler 4: Anforderungen sind nicht testbar

Problem: „System soll intuitiv bedienbar sein" – wie wollen Sie das in der Abnahme prüfen?

Lösung: Jede Anforderung braucht ein Akzeptanzkriterium:
✓ „System ist intuitiv bedienbar: 80% der Testnutzer:innen (n=10) können ohne Schulung innerhalb von 10 Minuten eine Bestellung abschließen"

Fehler 5: Falsche Annahmen bzgl. des eigenen digitalen Reifegrads

Problem: Es wird fälschlicherweise angenommen, dass elementare Grundlagen wie die Produktdatenqualität oder die Reife der relevanten Systemintegrationen bereits gegeben sind. Mängel in Produktdatenqualität und internen Prozessen werden oft erst in der Implementierung entdeckt, was zu ungeplanten Nacharbeiten und Kosten führt.

Lösung: Führen Sie frühzeitig eine Bestandsaufnahme des digitalen Reifegrads durch. Validieren Sie Produktdaten, Stammdaten und die Stabilität der Prozesse detailliert und planen Sie notwendige Bereinigungs- und Anpassungsarbeiten explizit im Lastenheft ein.

Fehler 6: ERP-Integration unterschätzt

Problem: „ERP-Standard-Schnittstelle" steht im Lastenheft. In Realität ist jedes ERP bzw. die Prozesse individuell ausgestaltet. Resultat: Aufwands-Explosion während Implementierung.

Lösung: IT-Abteilung muss detailliert dokumentieren: Welche ERP-Version (inkl. Patch-Level)? Welche Prozesse und Individualisierungen existieren? Welche Daten müssen in welche Richtung fließen? Gibt es bereits Schnittstellen-Erfahrung?

Fehler 7: Kein Budget-Rahmen angegeben

Problem: Ohne Budget-Indikation bekommen Sie entweder Over-Engineered-Lösungen für 200.000 Euro oder Under-Powered-Lösungen für 15.000 Euro – aber nichts Passendes.

Lösung: Geben Sie einen Budget-Korridor an (z.B. „50.000-75.000 Euro für Setup, max. 1.500 Euro monatlich laufend"). Anbieter können so passende Lösungen vorschlagen.

Fehler 8: Lastenheft ist statisch, keine Anpassungen während des Projekts

Problem: Im Laufe der Implementierung gewinnen Sie neue Erkenntnisse und Anforderungen werden präziser. Das Lastenheft wird jedoch nicht aktualisiert, sodass der aktuelle Stand nicht schriftlich festgehalten ist.

Lösung: Führen Sie das Lastenheft als ein "Living Document". Etablieren Sie einen klaren Change-Request-Prozess, der folgende Punkte regelt:

• Wer ist berechtigt, Änderungen anzuregen?

• Wie werden diese bewertet (hinsichtlich Aufwand, Kosten und Auswirkungen auf den Zeitplan)?

• Wer trifft die finale Entscheidung über die Umsetzung?

Fazit: Investieren Sie in ein strukturiertes Lastenheft

Die Erstellung eines strukturierten Lastenhefts mag zunächst nach viel Aufwand aussehen: 6-9 Wochen Projektzeit, 40-80 Stunden Arbeitsaufwand, mehrere Workshops mit unterschiedlichen Stakeholdern. Doch diese Investition zahlt sich mehrfach aus.

Projekte mit strukturiertem Lastenheft haben eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit, halten ihr Budget besser ein und erreichen den Go-Live schneller als Projekte, die ohne klare Anforderungsdokumentation starten.

Ein Lastenheft ist mehr als ein Dokument – es ist ein Alignment-Tool. Es zwingt Sie, die richtigen Fragen zu stellen, Stakeholder frühzeitig einzubinden und Entscheidungen zu treffen, bevor sie teuer werden. Es schafft Transparenz über Umfang, Budget und Timeline und gibt allen Beteiligten Sicherheit.

Ihre nächsten Schritte:

1. Stakeholder-Analyse durchführen: Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die in Ihr E-Commerce-Projekt involviert sein sollten. Definieren Sie deren Rollen und Verantwortlichkeiten.

2. Kick-Off-Workshop planen: Blockieren Sie 4-6 Stunden mit allen Key-Stakeholdern für einen gemeinsamen Projektstart. Nutzen Sie die Zeit, um Ziele zu definieren und erste Anforderungen zu sammeln.

3. Template nutzen: Nutzen Sie die Struktur aus diesem Artikel als Basis für Ihr eigenes Lastenheft. Passen Sie die Kapitel an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

4. Externe Unterstützung evaluieren: Falls Sie intern nicht die Kapazität oder Erfahrung haben, ziehen Sie einen E-Commerce-Berater für die Lastenheft-Erstellung hinzu. Die Kosten (ca. 5.000-15.000 Euro) sind gut investiert, wenn dadurch Projekt-Risiken minimiert werden.