Produktdaten-Management mit dem PIM Akeneo als Erfolgsfaktor im E-Commerce

von Ann-Kathrin Hofmann,Mathis Schomaker
18. Januar 2023
akeneopim

Ein gutes Produktdaten-Management ist ein klarer Wettbewerbsvorteil im E-Commerce. Denn vollständige und gut aufbereitete Produktinformationen schaffen bei der Kundschaft Vertrauen und helfen ihr bei der Kaufentscheidung.

Gut aufbereitete Produktinformationen: Das A&O für Onlineshops

Vor jedem Kauf informieren sich Kundinnen und Kunden intensiv in verschiedenen Onlineshops, auf Websites und in sozialen Medien über das jeweilige Produkt. Um sich von der Masse abzuheben und die Kaufentscheidung zu erleichtern, kann die Bereitstellung zuverlässiger und umfassender Produktinformationen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.

Das Produktdaten-Management spielt im E-Commerce daher eine immer wichtigere Rolle, um das Vertrauen der Kundschaft zu gewinnen und die Konversionsrate zu steigern. Doch für viele Online-Händler ist die Verwaltung der Produktinformationen ein leidiges Thema. Denn wer kennt es nicht: Die Informationen zu den verschiedenen Prdoukten im Onlineshop liegen je nach Hersteller oder Lieferant in unterschiedlichen Formaten, mit inkonsistenten Bezeichnungen und Kategorie-Zuordnungen vor.

Um den Kundinnen und Kunden die Suche nach Produkten im Internet zu erleichtern, müssen die Artikel verschiedener Hersteller in sinnvolle Kategorien eingeteilt und die Attributbezeichnungen vereinheitlicht werden. Das manuelle Zusammentragen der Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen und Formaten stellt die Betreiber von Onlineshops jedoch vor eine Herausforderung.

Wer auf lang bewährte Formate wie Excel, Word oder Access setzt, merkt spätestens, wenn das Produktsortiment wächst, dass 

  • die Pflege der Produktdaten zunehmend komplexer wird, 

  • immer mehr Zeit in Anspruch nimmt und die 

  • Datenqualität leidet.

Die effizienteste Lösung für diese Herausforderung ist ein Product Information Management System, kurz PIM. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die dazu dient, alle marketingrelevanten und technischen Informationen rund um die Produkte zu zentralisieren und zu optimieren. Dies können beispielsweise Produktbeschreibungen, Farben und Materialien, Versandinformationen oder auch Mediendaten wie Bilder und Videos sein.

Welche konkreten Vorteile ein PIM bietet, für welche Unternehmen ein solches System sinnvoll ist und welche PIM-Software wir empfehlen, haben wir im Folgenden zusammengefasst.

Welche Vorteile bringt ein PIM für Onlineshops?

Das PIM bildet einen zentralen Knotenpunkt im Unternehmen, an dem alle Produktinformationen gemeinsam verwaltet werden. Es wird daher auch als “Single Source of Truth”, die einzige Quelle der Wahrheit, bezeichnet. 

Mitarbeitende können hier auf alle wichtigen Produktdaten zugreifen, diese weiterverarbeiten und schließlich die verschiedenen Verkaufskanäle mit konsistenten, korrekten Informationen bestücken. Auf diese Weise wird eine Art Masterkatalog geschaffen, der Produktdaten über alle Datenquellen und Marketingkanäle hinweg harmonisiert.

Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Redundanzen werden vermieden, die Datenqualität verbessert, Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität gesteigert.

  • Die dadurch gewonnene Zeit kann das Unternehmen gewinnbringend nutzen, z. B. für die Einführung neuer Produkte oder die Umsetzung von Marketing-Aktionen.

  • Bessere Produktinformationen ermöglichen mehr Verkäufe, weniger Rücksendungen und folglich eine deutliche Verbesserung der Konversionsrate.

Für wen ist ein PIM sinnvoll?

Unternehmen jeder Größe können von einem PIM profitieren, um Arbeitsabläufe zu optimieren, ihren Kundinnen und Kunden ein besseres Frontend-Einkaufserlebnis zu bieten und so letztendlich höhere Umsätze zu generieren.

Online-Händler, die das Produktdaten-Management momentan noch manuell durchführen, sollten daher die aktuellen betrieblichen Abläufe analysieren und bewerten, ob die Nutzung einer PIM-Software zur Skalierung und zum Unternehmenswachstum beitragen kann.

Diese 5  Anzeichen sprechen dafür, dass die Umstellung auf ein PIM sinnvoll ist:

1. Inkonsistente Bereitstellung der Produktinformationen

Die diversen Lieferanten stellen die Artikelstammdaten über unterschiedliche Systeme in verschiedenen Dateiformaten bereit. Dies führt zu einem immensen manuellen Verwaltungs- und Zeitaufwand sowie ineffizienten, fehleranfälligen Workflows.

2. Veraltete Daten und ineffiziente Informationsarchitektur

Bei der manuellen Produktdatenpflege fehlt häufig die Zeit und der Überblick, alle Produktinformationen permanent zu aktualisieren. So sind wichtige Daten schnell veraltet oder können verloren gehen. 

Eine PIM-Softwarelösung zentralisiert und bereinigt nicht nur Produktdaten, sondern ermöglicht in Verbindung mit den passenden Schnittstellen auch eine bidirektionale Synchronisierung für alle Geschäftsanwendungen, einschließlich dem Onlineshop, ERP, OMS, CMS u.a.

3. Große Produktvariation

Eine breite Produktpalette mit jeweils verschiedenen Variationen, z.B. Farben, Größen oder Muster, erhöht den Aufwand der Informationsverwaltung. Je mehr verschiedene Produkte angeboten werden, desto effizienter kann ein PIM-System sein. 

4. Verschiedene Verkaufskanäle und geografische Standorte

National und global wachsende E-Commerce-Händler verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit und Ressourcen damit, die Art und Weise zu optimieren, wie sie ihre Produkte über mehrere Onlineshops, geografisch unterschiedliche Regionen, stationäre Geschäfte und Marktplätze von Drittanbietern (z. B. Amazon oder eBay) vertreiben. 

Die manuelle Erstellung eines neuen Produktkatalogs bzw. die Aktualisierung des aktuellen Katalogs ist herausfordernd, zeitaufwändig, teuer, redundant und fehleranfällig. Mit einem PIM kann eine Omnichannel-Strategie hingegen ohne großen Aufwand umgesetzt werden.

5. Migration auf ein neues Onlineshop-System

Durch ein PIM-System werden Back-Office-Funktionen an E-Commerce-Plattformen wie Adobe Commerce (Magento) oder Shopware angebunden. Wer einen Wechsel auf ein neues Shopsystem wie Shopware 6 oder Magento 2 plant, kann den Migrationsprozess durch ein PIM so einfach wie nie zuvor gestalten und Problemen beim Go-Live entgegenwirken. 

Denn wenn während des System-Upgrades neue Produktinformationen hinzukommen, können diese im PIM gesammelt und sauber ins neue System exportiert werden. Dies erleichtert auch die zukünftige Expansion und das Wachstum des Onlineshops enorm.

Was ist ein PIM-System nicht? 

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Management-Systemen, um ihre Prozesse digital zu verbessern. Aber ist das nicht alles irgendwie das Gleiche? Hier finden Sie eine Übersicht über die Unterschiede eines PIM-Systems zu anderen. 

PIM vs. DAM

Bei DAM (Digital Asset Management) handelt es sich um ein Content-Management-System, das digitale Inhalte (Assets) zentral speichert und verwaltet, vor allem Mediendateien wie Grafiken, Bilder, Videos oder Musik. Wie beim PIM geht es also darum, Daten übersichtlich zugänglich zu machen und zu zentralisieren. 

Der Unterschied liegt darin, dass DAM-Systeme nicht nur auf Produkte fokussiert sind, sondern verschiedenste  Assets verwalten, die zum Beispiel von Marketing- und Vertriebsabteilungen für Werbung oder Präsentationen verwendet werden. In PIM-Systemen werden auch nicht-mediale Inhalte, wie Produktbeschreibungen, verwaltet und verteilt. 

PIM vs. ERP

ERP  (Enterprise Resource Planning) dient der Verwaltung sämtlicher Unternehmensdaten. Der Unterschied liegt auch hier darin, dass sich ERP-Systeme nicht lediglich auf Produkte konzentrieren, sondern alle Bereiche des Unternehmens abdecken. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung von  Einkauf, Logistik, Personal und Kapital. Es enthält jedoch keine Produkt- und Marketinginformationen. Dort kommt das PIM ins Spiel. 

PIM vs. PDM

Ein PDM-System (Produkt-Daten-Management) verwaltet wie ein PIM-System auch produktbezogene Daten. Allerdings sind bei PDM eher die technischen Daten eines Produktes relevant, die das Produkt im gesamten Entwicklungszyklus beschreiben. 

Das können beispielsweise die Konstruktionsdaten, Modelle, Produktionshinweise oder Teileinformationen sein. Diese Daten werden in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt, beispielsweise auch im Marketing und Vertrieb, wo sie als Grundlage für Produktinformationen dienen, die dann im PIM-System gespeichert werden.

PIM vs. CRM

CRM (Customer Relationship Management) beschäftigt sich mit den Kundschaftsbeziehungen eines Unternehmens. CRM-Systeme verwalten Vertriebs- und Kontaktinformationen, um die (potenziellen) Geschäftsbeziehungen zu pflegen und zu verbessern. Es unterscheidet sich also grundlegend von PIM-Systemen, lässt sich aber mit ihnen verknüpfen, um die Kundschaft optimal zu betreuen und ihr die bestmögliche Erfahrung zu bieten.

All diese Management-Systeme haben unterschiedliche Aufgaben und Funktionen. Statt sie jedoch getrennt zu betrachten, ist es viel interessanter, wie sie sich gegenseitig ergänzen. Denn alle diese Systeme sind kompatibel miteinander, bauen teilweise sogar aufeinander auf und funktionieren am besten in Kombination.

Eine Herausforderung besteht darin, die verschiedenen Systeme über Schnittstellen miteinander zu verbinden bzw. ein neues System in eine bestehende IT-Landschaft zu integrieren. In unserem Blog stellen wir eine smarte Lösung für den Datenaustausch vor.

Unsere Empfehlung: Akeneo PIM

Im OpenSource-Umfeld haben in den letzten Jahren zwei Anbieter an Popularität in der ansonsten stark Java- und Enterprise-geprägten Welt der PIM-Systeme gewonnen: Akeneo und PIMCore. Beide Systeme sind sowohl als lizenzkostenfreie Community Edition als auch als kostenpflichtige Enterprise Edition erhältlich. Sie sind zudem beliebig erweiterbar, sodass der Funktionsumfang flexibel ausgebaut werden kann.

Wir haben beide PIM-Lösungen im Hinblick auf ihre Praxistauglichkeit analysiert. Dabei ist unsere Wahl auf Akeneo gefallen. Das Symfony-basierte PIM-System punktet mit zahlreichen Vorteilen:

  • Einfache Handhabung, 

  • Flexible Erweiterbarkeit 

  • Intuitiver und zielstrebiger Ansatz

  • Überzeugende Features

  • Benutzerfreundliches Setup

  • Schnell realisierbare Erweiterungen

Selbstverständlich benötigt jedes System ein Basis-Setup und Akeneo macht es hier den Marktbegleitern vor. Die selbsterklärenden Einstellungen ermöglichen es Shop-Verantwortlichen, sich innerhalb eines halben Tages mit allen hauseigenen Funktionen vertraut zu machen. So vertraut, dass man denken könnte, Akeneo wäre ein Abbild eines Shop-System-Backends, wie man es aus der Welt von Magento, Shopware & Co. gewohnt ist.

Fazit

Je größer das Produktsortiment, desto komplexer und zeitaufwändiger wird es für Online-Händler, die Produktdaten manuell zu verwalten. Die Aufbereitung der Produktinformationen für den Verkauf über eine wachsende Liste von Vertriebskanälen sowie für interne und externe Informationsplattformen wird zur Herausforderung. 

Moderne PIMs sind ein wichtiges Werkzeug, um das Produktdaten-Management zu zentralisieren und optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und das Einkaufserlebnis der Kundinnen und Kunden nachhaltig zu verbessern.

In dieser Case Study erklären wir im Detail, wie wir für einen Händler mit umfangreichem Produktkatalog mithilfe von Akeneo über 300.000 Produkte unterschiedlichster Dateiformate strukturiert, zu einem digitalen Datenpool zusammengefasst und in Magento 2 migriert haben.

[Beitrag vom 30. März 2020, zuletzt aktualisiert am 18.01.2023]