New Work bei dmf – Unsere Learnings

Im letzten Blogpost haben wir uns mit dem Thema “New Work” beschäftigt. Dabei handelt es sich um ein progressives Konzept für eine positive Arbeitskultur, das die Bereiche Arbeit, Führung und Unternehmensorganisation miteinander vereint und in einen sinnvollen Zusammenhang zu bringen versucht. 

Die Kernaspekte des “New Work”-Ansatzes sind Sinn und Selbstbestimmtheit in der Arbeit, eine positive Arbeitsatmosphäre, Diversität sowie neue Formen der Organisation der internen Strukturen und Prozesse, die sich aus der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung unseres Arbeitsalltags ergeben. Um diese Grundpfeiler für eine erfolgreiche Zusammenarbeit umzusetzen, braucht es eine strukturierte Arbeitsumgebung, die richtige technische Ausstattung und den Mut, neue Wege zu gehen. Der New Work-Ansatz ist keinesfalls als starres Konzept zu betrachten, sondern ist so facettenreich, wie auch jedes Unternehmen anders ist.

In diesem zweiten Teil unserer Blog-Serie werden wir Ihnen nun Einblicke in die Arbeitskultur von dmf geben. Dabei gehen wir besonders auf die Bereiche ein, in denen wir das New-Work-Konzept bereits aktiv umsetzen und teilen unsere Learnings mit Ihnen. Gleichzeitig beleuchten wir auch die Bereiche, an denen wir aktuell arbeiten oder zukünftig arbeiten möchten. 

Warum New Work?

“Ab sofort arbeiten wir nach dem New Work-Prinzip”. Diesen Punkt, an dem wir explizit beschlossen haben, dieses Konzept zu verfolgen, gab es bei uns nicht. Das Unternehmen dmf ist seit einigen Jahren einem stetigen Wandel unterlegen. Im Hinblick auf Prozesse, Technologien und Zusammenarbeit entwickeln wir uns permanent weiter. So war und ist eine sukzessive Anpassung unserer Arbeitskultur und die Offenheit für neue Konzepte vielmehr das begleitende, unabdingbare Resultat unserer Transformation. 

Wie wir New Work gestalten

Im Laufe der Jahre haben wir uns mit verschiedenen Modellen und Konzepten auseinandergesetzt, um unsere Zusammenarbeit auf unterschiedlichen Ebenen immer weiter zu optimieren. Ein schnelles Wachstum und damit auch eine steigende Anzahl an Teamkolleg:innen erforderte die Umsetzung neuer Strategien, um die Zusammenarbeit nicht nur effektiver und organisierter, sondern auch insgesamt positiver für jeden Einzelnen und die Gemeinschaft zu gestalten.

Flexible Arbeitsstrukturen

Effektive digitale Zusammenarbeit

Besonders unsere Branche profitiert von der Digitalisierung und den vielfältigen Möglichkeiten, die sich daraus für unsere Zusammenarbeit ergeben. Schon weit vor der aktuellen Corona-Pandemie war die Möglichkeit zum ortsunabhängigen Arbeiten und eine vergleichsweise flexible Arbeitsweise nach Absprache möglich. Dennoch haben wir (wie auch die meisten anderen Unternehmen) in den letzten Monaten sehr viel dazugelernt. Und so haben wir unsere Arbeitsstrukturen noch weiter aufgebrochen und sie an die neuen Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, angeglichen. Wir haben unsere Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit immer weiter optimiert und können nun vollständig gewährleisten, dass die digitale Zusammenarbeit nahezu reibungslos funktioniert.

Ein wichtiger Baustein für eine organisierte Zusammenarbeit sind bei dmf die sogenannten Standup-Meetings, die für einen umfassenden Einblick in alle derzeit laufenden Prozesse sorgen. Diese Meetings finden einmal wöchentlich (vor Ort oder digital) im gesamten Team und innerhalb verschiedener Kompetenzen (Entwicklung, Design, Projektmanagement) statt. Darüber hinaus werden auch projektabhängig mehrmals in der Woche Standup-Meetings in den einzelnen Projektteams durchgeführt. Dies sorgt für die nötige Transparenz aller Abläufe und es können auf regelmäßiger Basis Fragen, Probleme oder Unklarheiten geklärt werden. Darüber hinaus stärken diese Treffen das “Wir-Gefühl”.

Da unser gesamtes Team seit nunmehr einem Jahr fast ausschließlich remote arbeitet, haben wir vor einigen Monaten zusätzlich zu unserem regulären wöchentlichen Team-Meeting eine weitere Neuerung eingeführt: Jede Woche berichtet ein Kollege oder eine Kollegin über die persönliche Zuständigkeit und die aktuellen Projekte im Unternehmen. Dies trägt ebenfalls zu mehr Transparenz über die internen Abläufe bei und erleichtert darüber hinaus unseren neuen Teammitgliedern die Kennenlernphase.

Auch unsere Arbeitsmethoden und Workflows werden fortwährend reflektiert und optimiert. Einige Tools haben wir im Laufe der Zeit verworfen, andere wiederum begleiten uns seither täglich. Beispielsweise sind wir für unsere Projekt-Organisation vor einigen Jahren zum Projektmanagement-Tool “Jira” gewechselt. Dort können problemlos digital Aufgaben angelegt, einzelnen Personen zugeordnet und die Projektfortschritte dokumentiert werden.

Das agile Arbeiten innerhalb größerer Projekte ist bei dmf zum festen Bestandteil unserer Arbeitskultur geworden. Innerhalb festgelegter Intervalle werden Aufgaben unterteilt, Ergebnisse reflektiert und nach Bedarf ergänzt. Zudem geben die bereits erwähnten festen Stand-up-Termine innerhalb einzelner Projekte die Möglichkeit für regelmäßiges Feedback und tragen somit zur stetigen Verbesserung des Ergebnisses bei.

Zur Unterstützung der agilen Projektarbeit arbeiten wir darüber hinaus mit der sogenannten “Kanban-Methode”, die uns die Aufteilung des Arbeitsprozesses in kleine Arbeitsschritte erleichtert und den Projektfortschritt auf einen Blick transparent darstellt. Für die Visualisierung arbeiten wir sowohl digital als auch auf einem analogen “Kanban-Board”, in der einzelne Karten auf dem Board für eine Aufgabe stehen. Diese Karten können dann je nach Status und Priorität in neue Spalten sortiert werden. Sinn dieser Methode ist die Transparenz über den Arbeitsfluss, die Aufgabenverteilung, eventuelle Blockaden oder Probleme zu gewährleisten.

Nicht funktioniert hat in unserer Konstellation dafür das sogenannte “Planning Poker” als Methode zur Schätzung von Aufwänden und Zielen. Als Teilbereich von “Scrum” dient die Methode insbesondere agilen Softwareentwicklungs-Teams ebenfalls als eine Art Teambuilding-Technik. Anstelle uns zu fokussieren und Ergebnisse herauszuarbeiten, sind unsere Meetings primär in ineffiziente Diskussionen gemündet, die unsere Projektarbeit nicht wirklich vorangebracht haben. Als positiv empfunden haben wir aber den interdisziplinären Ansatz dieser Methode. Natürlich ist unsere Erfahrung nicht als grundlegende Kritik an dieser Methode zu verstehen – für andere Unternehmen oder Projektteams kann sie sich als durchaus effektiv erweisen. Jedoch ist auch das Prinzip “Trial and Error” und damit die Möglichkeit, Dinge zu verwerfen, ein wichtiger Bestandteil einer Unternehmensentwicklung. 

Leadership

Anstelle der klassischen “oberen Führungsetage”, arbeiten wir mit unterschiedlichen Leitungsfunktionen, die den operativen und taktischen Überblick über alle Prozesse innerhalb der einzelnen Projekte und Teams behalten. Dadurch, dass die Abläufe im Wesentlichen innerhalb der Projekte gemanagt werden, sind die Entscheidungswege kurz. Die Umsetzung dieses Leadership-Konzepts wurde mit steigender Teamgröße möglich und auch nötig, da im teilweise schnelllebigen Alltagsgeschäft somit auch kurzfristige und spontane Handlungen effektiver abgewickelt werden können. Gleichzeitig gibt die Projektorganisation innerhalb kleinerer Teams allen Mitgliedern die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und Ideen und Anregungen zu äußern.

Neue Konzepte für eine gute Arbeitsumgebung 

Was unsere Arbeitsumgebung angeht, sind wir durchaus experimentierfreudig. Bis vor einigen Jahren hatten wir eine eher “klassische” Büroatmosphäre mit abgetrennten Büros, in denen maximal zwei Personen arbeiteten. 2016 haben wir dann neue Büroräumlichkeiten bezogen. Von da an hatten wir deutlich mehr Spielraum, um neue Konzepte auszuprobieren. Bei uns gibt es neben mehreren kleineren Büroräumen, in denen 2‒5 Personen Platz finden, einen größeren Arbeitsbereich, der sich flexibel auch in zwei Räume unterteilen lässt. Schnelle Absprachen oder gemeinsames Arbeiten werden dadurch vereinfacht. Diese Raumaufteilung gibt uns darüber hinaus die Möglichkeit, für die Dauer größerer Projekte interdisziplinär im Projektteam an einem gemeinsamen Ort zu sitzen oder auch innerhalb fester Teams effektiver zusammenzuarbeiten.

Aktuell befinden wir uns in einer Testphase für ein neues, innovatives Arbeitsplatzmodell. So etablieren wir seit einigen Monaten die sogenannten “Non-territorialen Arbeitsplätze”. Die meisten Sitzplätze sind somit frei verfügbar und nicht mehr einer bestimmten Person zugewiesen. Persönliche Gegenstände können sich so selbstverständlich nicht mehr dauerhaft auf den Arbeitsplätzen befinden, sondern müssen am Ende des Tages oder am Ende eines Projekts wieder geräumt werden. Wir sehen in diesem Modell die Chance für maximale Flexibilität und noch besseren Austausch untereinander, insbesondere innerhalb zeitlich begrenzter Projekte. Zukünftig möchten wir darüber hinaus eine noch stärkere Mischung aus Remote-Work und Office-Work anbieten. Dadurch wird es uns möglich, unsere stetig wachsende Teamgröße mit unseren begrenzten Sitzmöglichkeiten im Büro zu vereinbaren. 

Auch das Thema Gesundheit und Ergonomie gehört für uns zu einem modernen Verständnis eines guten Arbeitsplatzes. So ist jeder Platz mit einem höhenverstellbaren, ergonomisch anpassbaren Schreibtisch ausgestattet. Darüber hinaus versorgt uns eine wöchentliche Obstkiste vom regionalen Lieferanten mit der täglichen Portion Vitamine.

Zusammenarbeit gestalten

Bei uns arbeiten interdisziplinäre Teams mit verschiedenen Fähigkeiten gemeinsam an Projekten. Mit dabei sind auch sogenannte Schnittstellen-Kompetenzen, die zum einen als Vermittler:innen zwischen verschiedenen Disziplinen funktionieren und zum anderen auch flexibel für unterschiedliche Aufgaben eingesetzt werden können.

Da ein Team den Großteil des Tages gemeinsam verbringt, ist es wichtig, auch über die reguläre Arbeit hinaus das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Vor der Corona-Pandemie fanden bei dmf neben einem wöchentlichen Team-Frühstück in regelmäßigen Abständen (meist 1x pro Monat) Teamevents auf freiwilliger Basis statt. Ob Film- oder Gaming-Abende, Ausflüge, Billard oder gemeinsames Pizza-Essen – regelmäßige kleine Aktivitäten sorgen für ein gutes Arbeitsklima.

Auch zu Beginn der Corona-Pandemie haben wir versucht, die Team-Events weiterzuführen und in den digitalen Raum zu verlagern. Leider ist unser Fazit dazu aber etwas ernüchternd, da die Begegnungen auf digitalem Raum schlichtweg nicht das Gleiche sind. Der Austausch untereinander fühlt sich einfach anders an. So gut die digitalen Möglichkeiten bereits sind – das persönliche Gespräch ist für uns bislang durch nichts zu ersetzen. Umso mehr hoffen wir, dass gerade auch in Anbetracht unserer neuen Kolleg:innen in naher Zukunft wieder persönliche Treffen auf regelmäßiger Basis stattfinden können.

Persönliche Arbeits- und Lebensmodelle

Zwischen Beruf und Freizeit

Kommen wir nun zur einer der wichtigsten Kernaspekte des New Work-Konzepts: Selbstbestimmtheit, Sinn und Entfaltung der einzelnen Person. Natürlich hat jedes Teammitglied ein ganz individuelles Verständnis einer erfüllten, selbstbestimmten Arbeit. Umso wichtiger ist es, Freiräume für jede Person zu schaffen, das Leben nach den eigenen Vorstellungen zu gestalten, nicht nur um die Arbeit “herum zu planen”, sondern sie vielmehr sinnvoll in das eigene Leben zu integrieren. 

Familie, Studium oder ganz andere Lebensmodelle sollten sich nach Möglichkeit flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Neben ganz individuellen Absprachen, was die zeitliche und räumliche Arbeitsaufteilung oder die Beschäftigungsbasis angeht, haben wir darüber hinaus verschiedene flexible Arbeitsmodelle etabliert, die von jedem Teammitglied unterschiedlich genutzt werden können. So kann zwischen 100% Remote Work, 100% Office Work oder einem Mix aus Office- und Remote-Work gewählt werden. 

Viele unserer Kolleg:innen arbeiten an bestimmten Tagen in der Woche komplett von zu Hause aus, im Coworking-Space oder auch unterwegs auf dem Weg zu Kundenterminen. Gleichzeitig arbeiten auch Kolleg:innen aus anderen Städten in unserem Team. Dadurch, dass unsere Infrastruktur durch und durch digitalisiert ist, ist es uns möglich, diese flexiblen Arbeitsmodelle anzubieten. Für ein gutes Team-Gefühl oder die Besprechung von wichtigen Themen, Zielen und Projekten legen wir in regelmäßigen Abständen jedoch Wert auf persönliche Treffen an unserem Hauptstandort Hannover.

Weiterentwicklung fördern

Um den schnellen technologischen und fachlich steigenden Anforderungen und Veränderungen unserer Branche gewachsen zu sein, wird die Weiterentwicklung des Teams gefördert. Neben Weiterbildungsmaßnahmen und einem wöchentlichen Stundenkontingent zur Vorbereitung auf Zertifizierungen oder für die Arbeit in Lerngruppen, nehmen wir aktiv an Messen, Kongressen und Fachevents teil.

Zudem ist jede einzelne Person dazu angehalten, neue Ideen einzubringen und damit die Entwicklung von dmf aktiv mitzugestalten. Neben der Realisierung von Kundenprojekten im Alltagsgeschäft widmen wir uns darüber hinaus auch innerhalb kleiner Teams ganz eigenen Projekten. So haben wir 2019 beispielsweise die Progressive Web App “hubble” entwickelt, die von der Entwickler-Community kostenlos als Modul genutzt und weiterentwickelt werden kann. Kürzlich wurde die technische Qualität von hubble innerhalb einer Studie der COMPUTER BILD in Zusammenarbeit mit Statista sogar mit dem Attribut “Exzellent” ausgezeichnet. 

Darüber hinaus konzipieren wir auch immer wieder Shop-Plugins oder Features und haben der Entwicklergemeinschaft vor Kurzem das von uns entwickelte Shopware-Theme “Manu” zur Verfügung gestellt. 

Indem wir nicht ausschließlich das Alltagsgeschäft abwickeln, sondern auch eigene Projekte realisieren, sorgen wir für eine stetige Weiterentwicklung jedes einzelnen Teammitglieds, fördern das Wachstum des Unternehmens und liefern gleichzeitig einen Beitrag innerhalb unserer Branche, von dem andere profitieren können. 

Fazit

Auch wenn wir uns auch vor der Pandemie schon in einem ständigen Lern-und Veränderungsprozess befunden haben, so waren wir (wie auch viele andere Unternehmen) mit Beginn der Corona-Krise dazu angehalten, unsere Strukturen noch schneller und stärker anzupassen, als wir es sonst möglicherweise getan hätten. 

Als Digitalagentur ist uns die Umstellung zu einer komplett digitalen Zusammenarbeit recht schnell gelungen, da unsere Prozesse auch vorher schon überwiegend digital abgelaufen sind. Auch konnten wir unsere Abläufe immer weiter optimieren. Eine der größten Herausforderungen in Bezug auf New Work ist es aber, innerhalb der ortsunabhängigen Arbeit das Teamgefühl nicht aus den Augen zu verlieren und den Gemeinschaftssinn trotz der räumlichen Entfernung aufrechtzuerhalten. Dazu gehört mehr Anstrengung und Mühe, als es in einem gemeinsamen Büro der Fall ist. Aber auch an diesem Punkt werden wir uns weiterentwickeln. Gleichzeitig geben uns die neuen Arbeitskonzepte einen Ausblick darauf, wie die Zukunft der Arbeit aussehen kann: Unabhängiger, freier und selbstbestimmter.

Und so nähern wir uns bei dmf in vielen Bereichen immer stärker an die Idee von New Work an. Wir befinden uns in einem ständigen Lernprozess, in dem wir uns als Team gemeinsam Schritt für Schritt weiterentwickeln.