Kundenportal: Erfolgreiche Integration in eine dynamische IT-Landschaft

Kundenportale als Schlüssel zur digitalen Transformation im B2B

Kundenportale, digitale Services und Self-Service-Lösungen gewinnen im B2B-Handel zunehmend an Bedeutung. Denn die digitale Transformation macht auch vor Industrie und Großhandel nicht halt: B2B-Kund:innen erwarten heute rund um die Uhr verfügbare Informationen, einfache Prozesse und einen zentralen Zugang zu digitalen Angeboten – unabhängig von Ort, Zeit oder Gerät.

Die Herausforderung: Digitale Services bündeln trotz gewachsener Strukturen

Viele B2B-Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, eine zentrale Service- bzw. Kundenplattform zu etablieren. Ziel ist es, einen stabilen organisatorischen und technischen Rahmen zu schaffen, der sowohl bestehende als auch zukünftige digitale Services nahtlos integriert und effizient bereitstellt.

Die mit den digitalen Services einhergehenden Berührungspunkte der Kund:innen mit der Organisation sollen auf dieser Plattform gebündelt angeboten und bestmöglich verzahnt werden.

Doch gerade in gewachsenen Unternehmensstrukturen ist der Weg zu einem modernen Kundenportal oft mit Herausforderungen verbunden: Unterschiedliche Systeme, isolierte Datenquellen und manuelle Prozesse erschweren es, digitale Services konsistent und nutzerfreundlich bereitzustellen.

Die Lösung: Ein zentrales Kundenportal

Ein zentrales Kundenportal kann hier der entscheidende Hebel sein – vorausgesetzt, es wird nicht als Zusatz, sondern als integraler Bestandteil der Digitalstrategie verstanden. 

Als zentrale Plattform für Service, Information und Interaktion entlastet es interne Teams, schafft Effizienz und stärkt die Kundenbindung langfristig.

Diese Case Study zeigt, wie Unternehmen mit einer klaren Plattformstrategie, agilen Methoden und konsequenter Nutzerzentrierung ein skalierbares Kundenportal aufbauen können – und welche Erfolgsfaktoren dabei entscheidend sind.

Herausforderungen bei der Entwicklung digitaler Kundenplattformen

Komplexität und die Wahl der richtigen Lösung

Ein oft verlockend erscheinender Ansatz ist die Entwicklung einer „kompletten“ Lösung, sei es durch den Einsatz von Standardsoftware oder durch eine vollständige Eigenentwicklung.

Beim Einsatz von Standardlösungen zeigt sich jedoch häufig, dass diese entweder zu allgemein sind oder Kompromisse erfordern, die nicht auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind.

Eigenentwicklungen hingegen scheitern häufig an der Komplexität des Projekts, der langen Entwicklungszeit und den nicht kalkulierbaren Kosten, was nicht selten zu einem Vertrauensverlust im Unternehmen führt.

Ein solcher Verlauf ist nicht untypisch. Der Grund dafür liegt nach unseren und allgemein gesicherten Erkenntnissen in der hohen Komplexität derartiger Projekte.

Die Einführung eines Kundenportals, insbesondere in Unternehmen mit gewachsenen Prozessen und IT-Strukturen sowie einem noch geringen Digitalisierungsgrad, stellt eine große Herausforderung für alle Beteiligten dar.

Der Change-Prozess: Von der Lösung zum Produkt

Es ist selten möglich, eine Lösung „von außen zu kaufen“, die sofort passt. Vielmehr ist die Einführung eines Kundenportals ein Lern- und Change-Prozess innerhalb der Organisation. 

Dieser Prozess muss aktiv gestaltet werden, damit die entstehende Software als wertschöpfendes und nutzbares Produkt der digitalen Transformation verstanden und akzeptiert wird.

Die Wahl des richtigen Lösungsansatzes ist entscheidend, um sowohl die technischen als auch die kulturellen Herausforderungen zu meistern und ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Warum der Weg zum Kundenportal selten geradlinig ist

Für viele Unternehmen ist es zu Beginn eines Projektes schwierig, den Endzustand ihrer Kundenplattform detailliert und verbindlich zu beschreiben. Insbesondere in komplexen, gewachsenen Organisationen ist dies eine häufige Herausforderung. 

Während des Projektverlaufs entwickeln sich Anforderungen und Prozesse häufig weiter, was zu Anpassungen und Anpassungsbedarf führen kann.

Im Folgenden beschreiben wir typische Themen, die während der Entwicklung eines Kundenportals in vielen Unternehmen auftreten:

• Uneinheitliche Erwartungshaltungen: Über die verschiedenen Abteilungen hinweg gibt es oft unterschiedliche Vorstellungen darüber, was das Kundenportal leisten soll, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann.

• Fehlende klare Priorisierung: Ohne ein systematisches Feedback-Management können Anforderungen chaotisch und unstrukturiert auflaufen, was die Priorisierung und Umsetzung erschwert.

• Unklare Prozessstruktur: Unterschiedliche, teils redundante Prozesse innerhalb des Unternehmens, insbesondere über Abteilungsgrenzen hinweg, können die Effizienz und den Erfolg des Projekts gefährden. Diese Prozesse müssen harmonisiert werden, um eine reibungslose Integration der neuen Lösung zu ermöglichen.

• Fehlende Schnittstellen: Die unzureichende Definition von technischen und organisatorischen Schnittstellen führt oft zu Integrationsproblemen zwischen bestehenden Systemen und der neuen Plattform.

• Komplexe Change-Prozesse: Der kulturelle Wandel hin zu einer digitalen Arbeitsweise ist eine große Herausforderung. Die Einführung des Kundenportals wird oft als disruptiv empfunden, was Widerstand und mangelnde Akzeptanz innerhalb der Organisation zur Folge haben kann.

• Unklare Projektziele: Zu Beginn eines Projekts sind die Anforderungen häufig noch unklar oder unvollständig, was zu Problemen bei der Definition des finalen Zielbildes führt und im Verlauf zu Änderungen und Anpassungen führt.

Erfolgsmodell MVP: So gelingt die Einführung eines digitalen Kundenportals 

Die erfolgreiche Einführung eines Kundenportals im B2B-Umfeld erfordert ein methodisch durchdachtes Vorgehen. Gerade in komplexen Organisationen mit gewachsenen IT-Strukturen und vielfältigen Anforderungen ist eine pragmatische, schrittweise Umsetzung entscheidend.

Wir setzen in solchen Projekten bewusst auf den MVP-Ansatz (Minimum Viable Product) – ein vielfach erprobtes Modell aus der Softwareentwicklung, das es erlaubt, in kurzer Zeit mit einem funktionsfähigen, produktiv nutzbaren System an den Start zu gehen.

Was bedeutet MVP im Kontext eines Kundenportals?

Ein MVP ist keine unfertige Testversion – sondern eine konkret einsatzfähige Plattform, die:

• mit wertstiftenden Funktionen für die Kund:innen startet,

• technologisch zukunftssicher aufgesetzt ist,

• erweiterbar ist, ohne die Architektur zu gefährden,

• und kurze Realisierungszyklen erlaubt.
  

So können Unternehmen frühzeitig echte Nutzererfahrungen sammeln, Feedback integrieren und das System bedarfsgerecht weiterentwickeln.

MVP: Fokus statt Perfektion

Statt eine theoretisch vollständige, aber in der Praxis kaum realisierbare „Alles-kann-Lösung“ zu planen, setzen wir bei digital.manufaktur auf:

• eine fokussierte Konzeptionsphase mit klaren Prioritäten,

• schlanke, iterativ ausgelieferte Module,

• und eine flexible Architektur, die sowohl individuelle Entwicklungen als auch bestehende Enterprise-Software – z. B. von Microsoft – intelligent kombiniert.

Dieses Vorgehen reduziert Projektrisiken, beschleunigt den Go-live und stärkt die Akzeptanz im Unternehmen – technisch wie organisatorisch.

Kundenportal Konzeption: Mit pragmatischer Planung schnell zum Ziel

Die Basis für eine erfolgreiche Einführung des Kundenportals ist eine zielgerichtete, pragmatische Konzeption, die auf schnelle Ergebnisse ausgerichtet ist – ohne dabei die langfristige Skalierbarkeit aus den Augen zu verlieren.

Statt einer langwierigen und theoretisch vollständigen Anforderungsdefinition setzen wir auf iterative Entwicklung und frühe Nutzbarkeit.

Workshop-basiertes Vorgehen mit klarer Struktur

Für die Konzeption nutzen wir praxisbewährte Methoden:

• Workshops mit allen relevanten Stakeholdern, um Anforderungen, Prozesse und Erwartungen frühzeitig zu klären
  Arbeitspaket-Beschreibungen, die den Scope einzelner Umsetzungsschritte definieren

• Wireframes, um User Interfaces und Nutzerführung greifbar zu machen

• Beschreibung zentraler Schnittstellen und Kernprozesse, damit die technische Umsetzbarkeit sichergestellt ist

Ein ambitionierter, aber realistisch getakteter Projektzeitplan unterstützt das Team dabei, Entscheidungen schnell und fundiert zu treffen.

Agile Sprints mit lauffähigen Ergebnissen

Die eigentliche Umsetzung erfolgt in agilen Sprints. Dabei gilt: 

Nach jedem Sprint steht eine lauffähige Softwareversion bereit.

Dieses Prinzip sorgt nicht nur für sichtbare Fortschritte, sondern ermöglicht auch, Nutzerfeedback frühzeitig einfließen zu lassen – ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer digitaler Services.

Integration von Enterprise Software: Bewährte Systeme sinnvoll ins neue Kundenportal einbinden

In vielen Unternehmen gehören Enterprise-Lösungen wie Microsoft Dynamics (CRM) oder SAP (ERP) zur vorhandenen Systemlandschaft. Diese bestehenden Systeme binden wir gezielt in das neue Kundenportal ein – dort, wo sie im konkreten Use Case echten Mehrwert liefern.

So entsteht eine Plattform, die auf bewährten, markterprobten Komponenten basiert, ohne deren Komplexität auf das Gesamtprojekt zu übertragen.

Standardlösungen dort einsetzen, wo es sinnvoll ist

Im MVP-Ansatz kommen Enterprise-Komponenten konkret und einzelfallbezogen zum Einsatz – z. B. für bestimmte Servicefunktionen oder Schnittstellen zur Bestandsführung.

Wir vermeiden bewusst eine vollständige Abbildung des Portals in einer klassischen Enterprise-Lösung. Warum? Eine rein auf Enterprise-Technologie basierende Lösung würde erhebliche konzeptionelle Vorarbeiten erfordern – und damit die Geschwindigkeit und Agilität des Projekts massiv bremsen.

Stattdessen fokussieren wir uns auf schnelle, produktiv nutzbare Ergebnisse, die sich nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren lassen – und schaffen so einen echten Mehrwert im laufenden Geschäftsbetrieb.

Web-Applikation als Basis für eine skalierbare Kundenplattform

Als technologische Basis setzen wir auf eine moderne Web-Applikation, die auf bewährter Open-Source-Software basiert. Damit schaffen wir ein stabiles Fundament, das flexibel erweitert werden kann – und gleichzeitig höchsten Ansprüchen an Sicherheit, Wartbarkeit und Integration genügt.

Kern des technischen Setups ist ein serviceorientierter Architekturansatz: Über klar definierte Schnittstellen werden bestehende Systeme wie ERP oder CRM gezielt angebunden. So entsteht eine modulare, wartbare Plattform, die agil weiterentwickelt werden kann.

Agilität durch Modularität

Einzelne Module – etwa zur Anzeige von Aufträgen, zur Dokumentenbereitstellung oder zur Bestandsprüfung – werden entkoppelt entwickelt und über APIs in die Plattform eingebunden. So lassen sich konkrete Funktionen schnell produktiv bereitstellen, ohne das gesamte System unnötig zu verkomplizieren.

Enterprise-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics kommen weiterhin dort zum Einsatz, wo es organisatorisch und fachlich sinnvoll ist – z. B. für kaufmännische oder logistische Prozesse.

Der Vorteil: Die Plattform wächst Schritt für Schritt, ohne dabei in die starre Logik einer monolithischen Lösung zu verfallen.

Ein Ansatz mit Balance

Diese Architektur erlaubt es verschiedenen Fachbereichen, in unterschiedlichen Geschwindigkeiten zu arbeiten, ohne das Gesamtprojekt zu blockieren. 

Gleichzeitig bleibt die Lösung anschlussfähig an die globale IT-Infrastruktur mittelgroßer mittelständischer Unternehmen.

In den nächsten Kapiteln zeigen wir, wie dieser Ansatz konkret umgesetzt wird – von der Gestaltung einzelner Module bis hin zum iterativen Rollout.

Dezentrale Applikationen: eine Plattform, viele Module

Die Plattformarchitektur ist modular aufgebaut: Unterschiedliche Anwendungen mit jeweils spezifischem Anwendungszweck laufen parallel und unabhängig voneinander. Diese dezentralen Applikationen bilden die Basis für eine skalierbare und zukunftsfähige Plattformstrategie.

Im folgenden Schaubild werden diese Module exemplarisch und vereinfacht als sogenannte „Apps“ dargestellt.

Typische Beispiele für solche Apps sind:

• Online-Shop – für die digitale Abwicklung von Bestellungen und Nachbestellungen

• Dokumentenportal – zur Bereitstellung von Bedienungsanleitungen, Produktdatenblättern oder Vertragsunterlagen in den Service-Hubs 

Eine besondere Rolle nimmt die App „MyOrg“ ein. Sie bildet die organisatorische und technische Klammer der Plattform. In ihrer Funktion ist sie vergleichbar mit einer internen Abteilung „Zentrale Dienste“: Sie bündelt übergreifende Funktionen wie Benutzerverwaltung, Benachrichtigungen oder systemübergreifende Dashboards. 

Im nächsten Kapitel gehen wir detaillierter auf ihre Rolle und Architektur ein.

MyOrg als zentrales Element der Kundenplattform

MyOrg ist mehr als nur eine Anwendung innerhalb der Plattform – sie ist der zentrale digitale Anlaufpunkt für Kund:innen, Partner und interne Nutzer:innen. Als technisch eigenständige Applikation bildet MyOrg die verbindende und orchestrierende Instanz aller angebundenen Services.

Sie fungiert gleichzeitig als UX-Klammer, technische Middleware und sichtbares Gesicht der digitalen Plattform. Dabei erfüllt sie zwei zentrale Funktionen:

1. Identifikationsmerkmal nach innen und außen
   MyOrg bündelt die digitalen Services unter einer gemeinsamen Marke – sichtbar und verständlich für alle Stakeholder. Das schafft Klarheit, Wiedererkennbarkeit und Vertrauen – sowohl innerhalb der Organisation als auch für externe Nutzergruppen.

2. Einheitliches Nutzererlebnis trotz modularer Architektur
   Technologisch sorgt MyOrg dafür, dass die Übergänge zwischen den einzelnen Apps reibungslos verlaufen. Durch Instrumente wie Single Sign-on (z. B. via Azure AD B2C oder Keycloak) und ein durchgängig abgestimmtes UX-Design wird eine konsistente Nutzererfahrung realisiert – trotz verteilter Systemlandschaft.

Darüber hinaus ermöglicht das Framework, innerhalb von MyOrg zusätzliche Module flexibel zu integrieren, beispielsweise:

• zentrale Dashboards mit personalisierten Informationen

• Self-Service-Funktionen für Stammdaten

• Kommunikations- und Supportkanäle
  rollenbasierte Zugriffssysteme

MyOrg ist als Extranet konzipiert: Es stellt über standardisierte Schnittstellen ausgewählte Daten aus internen Systemen kontrolliert für externe Nutzer:innen bereit. Auf diese Weise wird aus einem technischen Projekt ein sichtbares Produkt – und ein strategischer Baustein in der digitalen Transformation des Unternehmens.

User Experience aus Nutzersicht 

MyOrg sorgt für eine benutzerfreundliche und intuitive User Experience (UX), die den Einstieg in die digitalen Services der Organisation erleichtert. Nach dem Login wird den Nutzer:innen ein übersichtliches zentrales Dashboard präsentiert, das eine schnelle Orientierung ermöglicht.

Im einfachsten Fall werden die verschiedenen Services als Kacheln oder Icons dargestellt, die den direkten Zugang zu den jeweiligen Anwendungen bieten. Diese Übersicht stellt sicher, dass Nutzer:innen schnell und einfach zu den gewünschten Services navigieren können.

Für eine ideale User Experience in späteren Projektphasen zielt MyOrg darauf ab, die verschiedenen Applikationen stärker zu integrieren. So könnten beispielsweise Daten und Funktionen aus mehreren Systemen direkt auf dem Dashboard zusammengeführt werden, um die Nutzerführung weiter zu vereinfachen und eine tiefere Verzahnung der verschiedenen Services zu ermöglichen.

Org-ID: Digitale Identitäten zentral verwalten und verknüpfen

Org-ID ist ein zentraler Begriff in Verbindung mit MyOrg und stellt die digitale Identität einer Organisation und ihrer Mitglieder dar. Diese Identität ermöglicht es, sowohl interne als auch externe Prozesse verständlich und übersichtlich zu gestalten.

Im Kern bezeichnet die Org-ID die eindeutige digitale Identität, die einer spezifischen Organisation sowie konkreten Personen innerhalb dieser Organisation zugeordnet wird. Sie bildet die Grundlage für die effiziente Verwaltung und Nutzung der verschiedenen digitalen Services der Organisation.

Die Org-ID übernimmt dabei eine wichtige Rolle im Management von Zugriffsrechten und Rollen. Sie ist eng verknüpft mit einem Identity Provider Tenant, der das zentrale Management von Rechten und Rollen übernimmt. 

So lässt sich für jede Person und Organisationseinheit eine differenzierte Zugriffskontrolle abbilden, die den Sicherheitsanforderungen des Projekts gerecht wird.

Durch die Org-ID können sämtliche organisatorische Beziehungen nachgehalten und organisiert werden. Diese reichen von der Identifikation einzelner Nutzer:innen bis hin zu komplexen Verknüpfungen mit externen Systemen. 

Hierzu zählen beispielsweise:

• SAP-Debitoren/Warenempfänger

• Microsoft Dynamics

• Onlineshop-Accounts und viele weitere

Mit diesen Verknüpfungen stellt die Org-ID sicher, dass alle relevanten Daten und Berechtigungen über Systeme hinweg konsistent und nachvollziehbar bleiben. Das folgende Schaubild zeigt anschaulich, wie die Org-ID als Bindeglied zwischen den verschiedenen Systemen und der Organisation fungiert.

Kundendaten als strategisches Herzstück der Plattform

Ein zentrales Element der Plattform ist die Verwaltung der Kundenstammdaten. Diese Daten bilden die Grundlage für die gesamte Nutzererfahrung und den erfolgreichen Betrieb der Plattform – sowohl für interne als auch für externe Nutzer:innen.

Durch die Einrichtung einer Single Source of Truth für Kundenstammdaten kann die Organisation eine konsistente und zuverlässige Datenbasis aufbauen. Insbesondere das ERP-System (z.B. SAP) eignet sich ideal, um diese zentrale Quelle zu schaffen und als Zugangspunkt für alle relevanten Kundeninformationen zu fungieren.

Vorteile der zentralen Stammdatenerfassung:

• Self-Service für bestimmte Nutzergruppen: Über die Plattform können Nutzer:innen ihre Stammdaten selbst pflegen, wodurch bestehende Prozesse effizienter und fehlerfreier gestaltet werden.

• Persönlicher Login und Datenaktualisierung: Kund:innen können ihre persönlichen Daten sicher und einfach ändern, wodurch die Datenqualität kontinuierlich verbessert wird.

• Bessere Nutzung von Identifikationsmerkmalen: Wichtige Identifikatoren wie Debitoren- oder Warenempfängernummern aus dem ERP (z. B. SAP) können systematisch und fehlerfrei erfasst werden.

• Steigerung der Datenqualität: Zusätzliche Abfragen, wie etwa die DUNS-Nummer, verbessern die Datenqualität und tragen zu einer vollständigen und korrekten Kundenakte bei.

• Transparenz und DSGVO-konformes Tracking: Durch das Tracking von Benutzerinteraktionen in Übereinstimmung mit der DSGVO erhält die Organisation wertvolle Einblicke in das Verhalten der Kunden. Diese Daten können genutzt werden, um die Servicequalität zu steigern und die Plattform insgesamt zu optimieren.

• Automatisierung von Prozessen: Mit einer zentralen Datenquelle können Prozesse automatisiert werden. Zum Beispiel können Ereignisse wie eine neue Registrierung definiert werden, die automatisch eine Informations-E-Mail an die zuständigen Personen auslöst, basierend auf vordefinierten Kriterien.

Diese Maßnahmen ermöglichen es, sowohl die Effizienz als auch die Nutzererfahrung auf der Plattform deutlich zu verbessern und die organisatorischen Prozesse insgesamt zu optimieren.

Single Sign-On: Bruchlose User Journey durch zentrale Authentifizierung

Für eine konsistente und unterbrechungsfreie Nutzererfahrung setzen wir von dmf auf ein Single Sign-On-Verfahren (SSO). Damit reicht ein einmaliger Login aus, um nahtlos auf sämtliche Anwendungen innerhalb der Kundenplattform zugreifen zu können – ganz gleich, ob über die zentrale Applikation MyOrg oder direkt über eine spezialisierte App.

Zentrale Prinzipien des SSO-Konzepts

• Ein Login, viele Anwendungen: Nutzer:innen authentifizieren sich einmal und behalten ihre Sitzung über alle angebundenen Applikationen hinweg bei. Das reduziert Reibungsverluste, erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Bedienung.

• Zentraler Identity Provider: Die Authentifizierung aller Applikationen erfolgt über einen gemeinsamen Identity Provider (z. B. Azure AD B2C oder Keycloak). Dieser steuert Rechte und Rollen zentral und ermöglicht differenzierte Zugriffskonzepte.

Flexible Einstiegsmöglichkeiten

Die Customer Journey lässt zwei Wege zu:

• Über MyOrg: Der bevorzugte Weg führt über die zentrale Plattform, wo alle Services gebündelt dargestellt werden.

• Direkter Einstieg in eine App: Alternativ ist auch ein direkter Einstieg in einzelne Applikationen möglich – die Nutzer:innen werden bei Bedarf automatisch über den Identity Provider authentifiziert.

Datenhaltung und -verantwortung

• Zentrale Pflege in MyOrg: Sämtliche relevanten Stammdaten werden über MyOrg verwaltet.

• Apps als Datenkonsumenten: Die Applikationen greifen auf gespiegelte oder in Echtzeit bereitgestellte Daten aus MyOrg, dem CRM oder dem ERP zu. Die Verantwortung für die Daten liegt nicht bei den Apps, sondern bleibt klar in der zentralen Instanz.

Der Einsatz von SSO ist somit ein wichtiger Baustein für eine sichere, benutzerfreundliche und zukunftsfähige Plattformarchitektur.

Funktionale Apps – Bausteine für das digitale Kundenportal

Im Rahmen der Plattformarchitektur rund um MyOrg lassen sich verschiedene funktionale Applikationen integrieren, die konkrete Mehrwerte schaffen und bereits früh im Projektzyklus einsatzbereit sein können. 

Sie folgen einem modularen Aufbau und lassen sich technisch wie organisatorisch sinnvoll an die zentrale Plattform anbinden. Hier einige exemplarische Apps, die sich für eine erste Umsetzung im Rahmen des MVP besonders gut eignen:

Onlineshop-App – Synergien mit Kundendaten optimal nutzen

Ein Onlineshop ist ein klassisches Beispiel für eine Applikation mit hoher Reife und unmittelbarem Kundenbezug. Die Integration in MyOrg ist hier besonders einfach realisierbar, da:

• Prozesse wie Bestellungen und Produktinformationen bereits digital vorliegen,

• der organisatorische Nutzen für Vertrieb und Kundenservice sofort spürbar ist,

• Synergien im Bereich des Stammdatenmanagements (z. B. Debitorenbezug aus dem ERP) entstehen.

Der Onlineshop stellt somit eine pragmatische Möglichkeit dar, erste Erfolge sichtbar zu machen und digitale Services direkt im Alltag nutzbar zu machen.

Service-Support-App – Digitale Anfrageprozesse effizient abbilden

Kundenanfragen entstehen bereits heute über unterschiedliche Kanäle – von der Website bis zur E-Mail. So können auf der Website bspw. recht komplexe Formulare zur Anfrage von Produkten etabliert sein, die heute häufig manuell weiterverarbeitet werden.

Ziel ist es, diese Anfragen in strukturierte, digital verarbeitbare Prozesse zu überführen. Für die Umsetzung bietet sich der Einsatz der Microsoft Power Platform an, insbesondere durch:

• No-Code/Low-Code-Werkzeuge zur schnellen Abbildung individueller Formularstrecken,

• einfache Integration in bestehende Prozesse,

• die Möglichkeit, Anfragen intern strukturiert weiterzuleiten und zu dokumentieren.

So entsteht ein skalierbarer digitaler Serviceprozess – von der Anfrage bis zur Rückmeldung.

Kaufmännische Dokumente-App – Belege einfach bereitstellen

Eine weitere App mit hohem Nutzenpotenzial ist die Bereitstellung kaufmännischer Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen). Dies gilt insbesondere im Bereich des Direktvertriebs (z. B. Ersatzteilverkauf), in dem Dokumente regelmäßig nachgefragt oder erneut benötigt werden.

• Der Zugriff auf Belege kann über eine enge Schnittstelle zum ERP-System realisiert werden.

• In der SAP-Welt lässt sich dies effizient über die SAP Business Technology Platform (BTP) abbilden.

• Auch Belege aus Onlineshop-Bestellungen können automatisiert und sicher in dieser App bereitgestellt werden.

Diese App entlastet nicht nur den Vertrieb, sondern verbessert zugleich die Nutzererfahrung durch Selbstbedienungsmöglichkeiten im Kundenportal. 

Fazit: Erfolgreiche Umsetzung individueller Kundenportale im B2B

Die digitale Transformation von Serviceprozessen gelingt dann besonders wirksam, wenn sie nicht als monolithisches Großprojekt verstanden wird, sondern als iterative, modulare Weiterentwicklung. Unser vorgestellter MVP-Ansatz schafft hierfür den nötigen Rahmen: realitätsnah, adaptiv und anschlussfähig an bestehende Strukturen.

Mit MyOrg als technischem und organisatorischem Ankerpunkt entsteht eine Plattform, die interne wie externe Nutzer gleichermaßen berücksichtigt. Die Org-ID verbindet Identitäten und Rechteverwaltung intelligent, während der Single Sign-On eine einheitliche Nutzererfahrung sichert. Funktionale Apps wie der Onlineshop, die Service-Support-Komponente oder die Bereitstellung kaufmännischer Dokumente zeigen exemplarisch, wie sich konkrete Services rasch digitalisieren und zentral zugänglich machen lassen.

Durch den Fokus auf bewährte Technologien, offene Schnittstellen und vernetzte Applikationen entsteht eine Architektur, die in Etappen wächst – ohne an Flexibilität zu verlieren. Unternehmen erhalten damit nicht nur kurzfristige Mehrwerte, sondern auch eine belastbare Grundlage für langfristige digitale Strategien.