Im Agentur-Alltag ist eine umfassende Zeiterfassung unerlässlich, um Budgets zu planen und Leistungen stundenbasiert abzurechnen. Zudem lassen sich Workflows deutlich effizienter, übersichtlicher und produktiver gestalten, wenn das Time-Tracking an ein Projektmanagement-System angebunden wird. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Vorteile dieser Lösung am Beispiel unserer Eigenentwicklung auf: einem digitalen Zeiterfassungssystem für Jira.

Für wen ist die elektronische Zeiterfassung sinnvoll?

Time-Tracking ist für Unternehmen sinnvoll, die kein fertiges Produkt verkaufen, sondern deren Abrechnung maßgeblich auf der erbrachten Arbeitszeit basiert. Insbesondere Agenturen sind häufig bei verschiedenen Kunden in mehrere Projekte gleichzeitig involviert. Hier die Arbeitszeiten erst im Nachhinein manuell in eine Tabelle einzutragen, ist viel zu ungenau und kann zu Umsatzverlusten führen. Um die erbrachten Leistungen korrekt in Rechnung zu stellen und dabei die Budgets und die Rentabilität der Projekte im Blick zu behalten, ist eine digitale Zeiterfassung im Agenturalltag daher unverzichtbar.

Das sollte ein Time-Tracking-Tool können

Zeiterfassung macht typischerweise wenig Spaß. Insbesondere dann, wenn diese granular sein muss. Somit ergibt sich an die Software an sich nur eine Anforderung: Sie muss so einfach und angenehm wie möglich zu bedienen sein. Wenn schon nicht vollautomatisch, dann zumindest nah dran…

Bei mehreren parallel laufenden Projekten ist es außerdem wichtig, dass die Zeiten automatisch auf die verschiedenen Kunden, Projekte oder Tickets gebucht werden können. Idealerweise ist also das Zeiterfassungs-System direkt ans Projektmanagement-System angebunden. Auf diese Weise wird die Arbeitszeit exakt und direkt in den Task übertragen, an dem gearbeitet wurde.

Unsere Lösung: Digitale Zeiterfassung für Jira

Bei der digital.manufaktur arbeiten wir mit der Projektmanagement-Software Jira, um unsere Projekte strukturiert durchzuführen und die Arbeitsprozesse dabei so effizient wie möglich zu gestalten. Dies haben wir noch optimiert, indem wir ein Zeiterfassungssystem entwickelt haben, der direkt mit Jira verbunden ist. Tickets, die wir in Jira angelegt haben, lassen sich in dem Time-Tracking-Tool auswählen und per einfacher Start/Stop-Bedienung kann jeder Mitarbeiter genau erfassen, wie viel Arbeitszeit er für welches Ticket aufwendet. Dies ist nicht nur eine sehr komfortable, sondern auch ausgesprochen effiziente Lösung. Da der Arbeitsschritt der manuellen Übertragung der Zeiten aufs jeweilige Projekt wegfällt, ist sie zudem weniger fehleranfällig.

Wir verwenden für unseren Jira-Time-Tracker Nuxt.js, ein auf Vue.js basierendes Framework. Die Übertragung funktioniert ohne Zwischenschritte, schnell und fehlerfrei. Über die Suchfunktion kann jeder Mitarbeiter auf sämtliche Kunden, Projekte und Tickets in Jira zugreifen und die Zeiterfassung mitlaufen lassen, während er an diesen arbeitet. Ins Kommentarfeld trägt er dann ein, was er am jeweiligen Ticket genau bearbeitet hat. Am Ende des Tages werden per Knopfdruck alle Zeiten und Tätigkeitsbeschreibungen in Echtzeit in Jira übertragen. Im Projektmanagement-System selbst lassen sich dann alle aufgewandten Arbeitsstunden und Tätigkeiten genau ablesen und nachvollziehen.

Um unsere digitale Zeiterfassung weiter zu optimieren, haben wir verschiedene Funktionen integriert. So kann beispielsweise jeder Mitarbeiter sogenannte “Bookmarks” anlegen für Projekte, auf die er besonders häufig zugreift. Diese erscheinen dann automatisch auf seiner persönlichen Time-Tracker-Seite, ohne dass er jedes Mal den Umweg über die Suchfunktion gehen muss. Darüber hinaus macht der Einsatz verschiedener Farben die Arbeit mit dem Zeiterfassungssystem noch übersichtlicher.

Die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung auf einen Blick:

Besonders geeignet für Agenturen, die an mehreren Projekten für verschiedene Kunden gleichzeitig arbeiten
Genaue, stundenbasierte Abrechnung von Leistungen
Kein Umsatzverlust mehr durch nicht korrekt abgerechnete Arbeitszeiten
Effizientere und produktivere Workflows durch Anbindung an ein Projektmanagement-System, z.B. Jira
Zuverlässige Budgetplanung und -kontrolle
Rentabilitätskontrolle: Wie profitabel ist das Projekt / der Kunde? Wird kostendeckend gearbeitet? Wurden die Arbeitsressourcen sinnvoll eingesetzt?

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