Schneller bestellen im B2B: Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz

Effizienz ist das Schlüsselwort im modernen B2B-Vertrieb. Die Digitalisierung bietet Unternehmen enorme Chancen, ihre Einkaufs- und Logistikprozesse effizienter zu gestalten. Insbesondere beim Bestellen von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial können digitale Lösungen wie ein Barcode-Scanner, Warenkorb-Importe oder eine Schnellbestell-Funktion für spürbare Entlastung sorgen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie B2B-Unternehmen die Bestellung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial automatisieren können – mit Praxiseispielen und konkreten Ansätzen für mehr Effizienz im B2B-Alltag.

Warum digitale Self-Service-Portale für die Automatisierung im B2B entscheidend sind

Nach einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2020 bevorzugen 70-80% der B2B-Einkäufer:innen weltweit, ihre Aufträge auf digitalem Wege abzuwickeln. Dies gilt insbesondere für Wiederholungskäufe.

Einkäufer:innen erwarten, dass wiederkehrende Prozesse wie Nachbestellungen online verfügbar sind und reibungslos ablaufen – ohne zeitaufwändigen Kontakt zu einem Vertriebsteam. Unternehmen, die diese Erwartungen erfüllen, sichern sich nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern stärken auch die Kundenbindung.

Die Basis für diese Effizienz bildet ein digitales Self-Service-Portal. Dabei handelt es sich um eine Plattform, über die Einkäufer:innen eigenständig Bestellungen aufgeben, den Bestellstatus verfolgen, Rechnungen einsehen oder Nachbestellungen aus der Bestellhistorie auslösen können.

Vorteile eines digitalen Kundenportals im B2B Commerce:

• Zeitersparnis: B2B-Kund:innen können rund um die Uhr Bestellungen aufgeben, ohne auf Geschäftszeiten angewiesen zu sein.

• Fehlerreduzierung: Automatisierte Funktionen wie Bestellhistorien oder Barcode-Scanner minimieren Eingabefehler.

• Transparenz: Alle relevanten Informationen – von Produktdaten bis hin zu Lieferzeiten – sind zentral verfügbar.

• Kostenreduktion: Weniger Aufwand für den Vertrieb durch automatisierte Nachbestellungen und Self-Service-Optionen.

• Kundenzufriedenheit: Einfache und intuitive Prozesse erhöhen die Zufriedenheit und langfristige Loyalität.

10 Praxisbeispiele für effiziente B2B-Nachbestellungen

In den folgenden Praxisbeispielen zeigen wir, wie B2B-Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ihre Bestellprozesse automatisiert haben, um Fehlerkosten und Arbeitsaufwand zu reduzieren. Damit schaffen sie Wettbewerbsvorteile und stärken gleichzeitig die Kundenbindung.

1. Bestellhistorie: Nachbestellungen in Sekunden auslösen

Die Bestellhistorie macht wiederkehrende Einkaufsprozesse schneller und einfacher. Kund:innen können vergangene Bestellungen mit einem Klick wiederholen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Planung. Ideal für Unternehmen mit regelmäßigen Bedarfen.

Praxisbeispiel 1:
Ein Bauunternehmen bestellt regelmäßig dieselben Baumaterialien wie Schrauben oder Schutzfolien. Mit der Bestellhistorie im Kundenportal können die Mitarbeitenden die Bestellung des Vormonats mit einem Klick wiederholen, ohne Artikel einzeln hinzufügen zu müssen.

Praxisbeispiel 2:
Ein Gastronom bestellt bei einem Lieferdienst für Lebensmittel immer samstags die gleichen Zutaten für die kommende Woche. Über die gespeicherte Bestellhistorie kann er per Knopfdruck die Waren aus einer früheren Bestellung erneut bestellen.

Vorteile:

• Planungssicherheit: Durch den Zugriff auf vergangene Bestellungen können Unternehmen nicht nur schnell nachbestellen, sondern auch saisonale oder wiederkehrende Bedarfe besser planen und terminieren.

• (Halb-) Automatisierte Wiederholung: Die Funktion ermöglicht eine nahezu automatische Bestellung von regelmäßig benötigten Artikeln, ohne dass einzelne Artikel manuell nachbestellt werden müssen.

• Fehlervermeidung durch Konsistenz: Bestellungen werden nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier ausgeführt, da Artikel immer korrekt wiederholt werden.

2. Schnellbestellung: Sofortige Bedarfsdeckung durch direkte Eingabe von Artikelnummern

Mit der Schnellbestellfunktion können Unternehmen ihre Einkaufsprozesse erheblich beschleunigen. Ob Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien oder Standardprodukte – durch die direkte Eingabe von Artikelnummern sparen Kund:innen wertvolle Zeit und minimieren das Risiko von Fehlbestellungen. Ein klarer Vorteil für alle Branchen, in denen Geschwindigkeit und Präzision im Einkauf entscheidend sind.

Praxisbeispiel 1:
Ein Großhändler für Werkzeuge beliefert kleine Handwerksbetriebe. Wenn ein dringend benötigtes Ersatzteil ausfällt, kann die benötigte Artikelnummer direkt in das Suchfeld des Onlineshops eingegeben werden. Das Produkt wird mit einem Klick in den Warenkorb gelegt und die Bestellung ist in wenigen Minuten abgeschlossen.

Praxisbeispiel 2:
Ein Maschinenbauunternehmen benötigt regelmäßig Ersatzteile für verschiedene Maschinen. Oft müssen verschiedene Teile in unterschiedlichen Mengen nachbestellt werden. Mit der Schnellbestellfunktion geben die Mitarbeitenden einfach die Artikelnummern für die benötigten Ersatzteile ein. Innerhalb weniger Minuten können sie die Bestellung abschließen und sicherstellen, dass die richtigen Teile schnell und fehlerfrei geliefert werden.

Vorteile:

• Maximierte Geschwindigkeit: Die Eingabe von Artikelnummern und die sofortige Auftragsabwicklung sparen Zeit, insbesondere bei Notfällen oder unvorhergesehenem Bedarf.

• Proaktive Versorgung: Bei eiligen Bestellungen – z.B. von Ersatzteilen oder Verbrauchsmaterialien – kann eine schnelle Nachbestellung ohne Zeitverzögerung erfolgen, sodass die Produktionsabläufe nicht gestört werden.

3. Warenkorb-Import: Große Bestellvolumen effizient verwalten

Mit der Warenkorb-Importfunktion können große Bestellmengen unkompliziert und fehlerfrei abgewickelt werden. Kund:innen importieren einfach ihre Bestandslisten und erstellen so komplette Warenkörbe in Sekunden. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Unternehmen, die umfangreiche Einkaufsprozesse digitalisieren und ihre internen Abläufe optimieren möchten.

Praxisbeispiel 1:
Ein Einzelhändler für Haushaltswaren plant wöchentliche Bestellungen bei seinem Großhändler. Die Einkaufsabteilung erstellt eine Excel-Liste mit den benötigten Artikeln und importiert diese direkt in den B2B-Onlineshop. Der gesamte Warenkorb wird automatisch erstellt, und die Bestellung ist in wenigen Klicks abgeschlossen.

Praxisbeispiel 2:
Ein kleiner Zulieferbetrieb für Maschinenbau bestellt regelmäßig Bauteile und Ersatzteile für kundenspezifische Projekte. Mit der Warenkorb-Importfunktion kann die Beschaffungsabteilung die benötigten Artikel aus einer Excel-Liste exportieren und als CSV-Datei in den Onlineshop hochladen. So wird die Bestellung in wenigen Schritten erstellt – ohne manuelle Eingabe der Artikelnummern.

Vorteile:

• Fehlerfreies Bestellen in großen Mengen: Mit dem Warenkorb-Import werden Daten direkt aus internen Systemen übernommen – keine manuelle Eingabe erforderlich. Die Gefahr von Tippfehlern wird dadurch deutlich reduziert.

• Vereinfachte Lagerverwaltung: Durch den Import von Bestellungen aus internen Excel-Listen oder ERP-Systemen können Lagerbestände effizienter verwaltet und Nachbestellungen gezielter getätigt werden.

• Skalierbarkeit: Ob kleine Bestellungen oder umfangreiche Großaufträge – diese Funktion passt sich jeder Unternehmensgröße und jedem Bedarf an und sorgt für eine gleichbleibend schnelle Abwicklung.

4. Barcode-Scanner und QR-Codes: Effiziente Bestellungen direkt vom Einsatzort

Mit Barcode-Scannern und QR-Codes lassen sich Bestellvorgänge nicht nur beschleunigen, sondern auch direkt vor Ort auslösen – ein klarer Vorteil für Unternehmen mit großen Lagern oder spezialisierten Maschinen. Diese Technologien bieten verschiedene Vorteile:

• QR-Codes eignen sich besonders für spezifische Informationen, wie Ersatzteillisten oder Servicedokumentationen, die direkt mit einer Maschine verknüpft sind.

• Barcode-Scanner sind ideal für die schnelle Nachbestellung von Massenartikeln.

Praxisbeispiel 1: QR-Codes für die Maschinenwartung

In einer Produktionshalle fällt eine wichtige Maschine aus. Ein Mitarbeiter scannt mit seinem Smartphone den QR-Code direkt an der Maschine. Der Code öffnet eine Übersicht, die nicht nur die benötigten Ersatzteile auflistet, sondern auch Bedienungsanleitungen und Serviceinformationen bereithält. Mit einem Klick ist das defekte Teil aus der Liste im Onlineshop bestellt und ein Serviceauftrag kann direkt angefordert werden.

Praxisbeispiel 2:
Ein Mitarbeiter eines Tierfutterhändlers überprüft den Lagerbestand und stellt fest, dass bestimmte Tierfuttersorten zur Neige gehen. Mit einer Smartphone-App erfasst er den Barcode am Regal, woraufhin das System den Artikel direkt in den Warenkorb des Online-Shops legt. Mit wenigen Klicks ist die Bestellung direkt aus dem Lager abgeschlossen – ohne manuelle Eingabe. Der Weg zurück an den Schreibtisch entfällt!

Vorteile:

• Zeitersparnis: Bestellungen können direkt vor Ort ausgelöst werden, ohne Zwischenschritte.

• Flexibilität: Mitarbeitende können Bestände prüfen und nachbestellen, während sie sich im Lager befinden.

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung auch für Mitarbeitende ohne IT-Erfahrung.

• Effizienzsteigerung: Nahtlose Integration in den bestehenden Logistikprozess.

5. Automatische Nachbestellung: Proaktive Bedarfserfüllung

Automatische Nachbestellungen sorgen dafür, dass Materialengpässe der Vergangenheit angehören. Unternehmen profitieren von einer zuverlässigen und stressfreien Bestandsplanung, die den Einkauf entlastet und Ressourcen spart. Besonders für Verbrauchsmaterialien oder Rohstoffe ist diese Funktion ein unschlagbarer Effizienztreiber.

Praxisbeispiel 1:
Ein Landwirtschaftsbetrieb benötigt regelmäßig Verbrauchsmaterialien wie Tierfutter oder Dünger. Das E-Commerce-System erkennt anhand des Verbrauchsmusters, wann die Bestände zur Neige gehen, und löst automatisch eine Nachbestellung aus.

Praxisbeispiel 2:
Ein Chemikalienhersteller nutzt automatische Nachbestellungen für Produktionsrohstoffe. Sobald der Bestand unter eine definierte Mindestmenge fällt, wird eine Nachbestellung initiiert, die pünktlich zur Weiterverarbeitung eintrifft.

Vorteile:

• Zuverlässigkeit: Materialengpässe werden durch proaktive Planung verhindert.

• Zeitersparnis: Mitarbeitende müssen Nachbestellungen nicht manuell überwachen.

• Effizienz: Besonders nützlich für Verbrauchsmaterialien in wiederkehrenden Zyklen.

Fazit

Die Digitalisierung von Bestellprozessen bringt B2B-Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile. Insbesondere die automatisierte Bestellung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien macht Onlineshops für B2B-Beschaffer:innen attraktiver. 

Durch die Integration von Technologien wie Schnellbestellung, Bestellhistorie, Warenkorbimport, mobilen Barcodescannern oder automatischen Nachbestellfunktionen können Sie die Effizienz Ihrer Kund:innen steigern und die Kundenbindung langfristig stärken.  

Die Praxisbeispiele zeigen, wie B2B-Kund:innen von solchen Lösungen profitieren: Weniger Aufwand, weniger Fehler und schneller Zugriff auf benötigte Produkte. Dies unterstreicht, dass Investitionen in moderne B2B-Commerce-Funktionalitäten nicht nur die Erwartungen der Kund:innen erfüllen, sondern auch dazu beitragen, sich als Anbieter im Wettbewerb zu differenzieren und neue Kundengruppen zu erschließen. 

Unternehmen, die jetzt ihre digitalen Services ausbauen, sichern sich den entscheidenden Vorsprung in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt.